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Comment bien gérer ses finances ?

Comment bien gérer ses finances ?

Que vous soyez un porteur de projet, un entrepreneur ou un dirigeant de TPE, si la finance n’est pas votre métier elle peut vite devenir votre bête noire. Découvrez les 4 méthodes à suivre pour bien gérer vos finances et vous assurer une comptabilité exemplaire.

AVOIR UNE TRÉSORERIE IRRÉPROCHABLE 

Votre allié numéro 1 pour bien gérer vos finances, c’est votre trésorerie. Elle doit être irréprochable et méticuleusement suivie. Charges, épargnes, équilibre de vos revenus, actifs disponibles Vous devez être au fait de tout ce qui se passe dans votre entreprise.

Même si la comptabilité et la finance ne sont pas vos points forts et que vous souhaitez solliciter l’aide de professionnels du financement, cela ne doit pas vous empêcher de connaître en détails la situation financière de vos comptes. Une bonne gestion de votre trésorerie vous permettra entre autres :

  • de contrôler les entrées et les sorties de fonds afin de prévoir l’avenir ;
  • de disposer d’une liquidité suffisante pour faire face aux échéances et aux imprévus ;
  • d’optimiser et d’assurer votre rentabilité et votre équilibre financier.

AVOIR UNE IDÉE FIXE DU PRÉVISIONNEL 

Vous êtes un maître des présentations power point ? Alors il est grand temps de devenir meilleur ami avec son cousin, Excel. Pour gérer votre prévisionnel, rien de mieux que des tableaux, des feuilles de calcul et des formules pré-enregistrées. Le prévisionnel est un incontournable dans la création ou la reprise d’une entreprise et sert en grande partie à déterminer la fiabilité d’un projet. Il s’étend sur une durée de 1 à 3 ans, 5 ans si nécessaire. Un prévisionnel sert à trois points importants : anticiper, rassurer et convaincre :

  • anticiper les besoins financiers et budgétaires d’une création ou d’une entreprise ;
  • rassurer les acteurs d’un projet : investisseurs, actionnaires, conseils d’administration… ;
  • convaincre les interlocuteurs d’un projet : banques, experts financiers, futurs associés…

Pour réaliser un prévisionnel percutant et utile, utilisez différents tableaux financiers. Vous pouvez également faire appel à des logiciels gratuits comme ACCES ou payant comme SAGE.

DEVENIR LE MAÎTRE DE LA NÉGOCIATION 

La négociation fait aujourd’hui partie de notre quotidien. Elle est présente partout, que ce soit dans notre sphère privée ou professionnelle. Vous l’utilisez quand votre enfant ne veut pas manger ses brocolis et aussi quand vous souhaitez acheter une voiture. Redoutable outil, la négociation fait partie des méthodes qui peuvent vous aider à bien ou mieux gérer vos finances. La négociation n’a pas uniquement un caractère financier, elle peut être utilisée avec vos interlocuteurs, vos clients ou encore vos prestataires à des fins diverses :

  • négocier un timing avec le report d’une échéance ou d’une livraison ;
  • négocier le montant d’une mensualité ;
  • négocier le taux d’un crédit ;
  • négocier les termes d’un contrat pour le faire évoluer.

Le terme de négociation englobe de nombreuses pratiques auxquelles vous pouvez faire appel pour la gestion de vos finances. Bien qu’il ne faille pas en abuser, n’hésitez surtout pas à négocier le moment venu, avec des arguments durement préparés pour faciliter le processus.

ACCEPTER DE SE FAIRE ACCOMPAGNER 

Que ce soit parce que vous ne savez pas gérer votre comptabilité ou parce que vous avez besoin d’un prêt : osez solliciter l’aide d’un professionnel ou d’un organisme. Si vous souhaitez vous faire accompagner, vous devez bien-sûr être préparé afin de pouvoir présenter un document synthétique et compréhensible de votre entreprise. Pour négocier un contrat, demander un crédit ou aller voir un expert-comptable, la clé réside dans le business plan que vous allez proposer et ce dernier se doit de contenir les éléments suivants :

  • une introduction bien construite qui répond à la questions suivante : « Comment en êtes-vous arrivé là et pourquoi ? » ;
  • une présentation du projet en béton : le service ou produit proposé, ses caractéristiques techniques et financières, le besoin auquel il répond, le cœur de cible, la zone géographique définie… ;
  • une étude de marché binaire : une étude concurrentielle (qui sont-ils, que proposent-ils, combien sont-ils, qu’est-ce qui vous différencie…) et une étude de clientèle (le profil type, votre zone de chalandise, les habitudes de consommation, sont-ils prêts à payer pour votre prestation…) ;
  • une stratégie commerciale cohérente : les moyens de production et le prix de rentabilité ;
  • vos diplômes et expériences : votre gage de réussite ;
  • votre prévisionnel : comme expliqué dans le deuxième paragraphe.

Vous l’aurez compris, la pérennité de votre projet ne doit pas être prise à la légère et c’est parce que vous aurez une comptabilité fixe, claire et précise que vous pourrez vous développer dans le futur. Si vous avez un besoin particulier, je peux vous assister dans l’évolution financière de votre entreprise. 

Le calendrier spécial des dirigeants d’entreprise

Le calendrier spécial des dirigeants d’entreprise

Février est le mois de l’amour, Mars est le mois du printemps. Alors entre une déclaration et un atelier jardinage, vous trouverez bien du temps pour participer en ligne aux événements faits pour vous, entrepreneurs et dirigeants d’entreprise. Découvrez vite notre sélection pour une année 100% connectée

 

Comment réussir son recrutement ? – 18/02

On commence fort avec l’atelier gratuit spécial RH de La Maison du Coworking, le jeudi 18 février. Pendant deux heures, à partir de 13h30, venez découvrir les bases et les pratiques du recrutement d’aujourd’hui, fortement impactées par la crise sanitaire que nous traversons. 

 

Conserver la motivation de ses équipes – 18/02 

On continue avec un webinaire sur inscription proposé par le collectif Eb-Consult, le jeudi 18 février à 19h. Le but ? Appréhender cette situation difficile pour ses salariés et apprendre à les (re)motiver. Il est temps de repositionner le bien-être au centre de la vie professionnelle ! 

 

Rebondir grâce à cette crise – 22/02

Participez à une conférence en ligne « feel good » organisée par microStart, dans le cadre de la MicroSartersWeek. Le lundi 22 février, vous pourrez rencontrer des entrepreneurs qui ont rebondi sur cette crise sanitaire et en ont tiré du bon. Parce que oui, c’est possible ! 

 

Monter sa petite entreprise – 24/02

Vous êtes porteur de projet et vous souhaitez vous lancer ? Cet événement 100% virtuel organisé par l’UdeM est fait pour vous ! Le mardi 24 février, partez à la rencontre d’entrepreneurs diplômés qui vous donneront les conseils et les outils nécessaires pour passer à l’action ! 

 

Préserver sa santé mentale avant tout – 4/03 

En Mars, prenez soin de vous ! Jeudi 4, rendez-vous en ligne à 18h pour un webinaire organisé par la Fondation Entrepreneurs MMA. Vous pourrez dialoguer avec les professeurs et docteurs présents sur l’importance de votre santé mentale et comment la préserver

 

Venez entreprendre au féminin – du 4/03 au 14/03

Du 4 au 14 mars, la parole est à nos dirigeantes d’entreprise ! Réservez déjà votre place gratuite pour le premier sommet francophone qui célèbre l’entrepreneuriat au féminin. Au programme ? Des conférences, ateliers, webinars, rencontres et échanges entre femmes passionnées.

 

Apprendre à maîtriser ses finances – 9/03

Le mardi 9 mars, venez apprendre à maîtriser vos finances. Ce webinaire d’une heure, co-organisé par BDC et Femmessor sera animé par Alexandra, entrepreneure expérimentée en matière de finances et qui vous donnera tous les outils pour devenir les rois de la finances.  

 

Définir son entreprise avec des professionnels – 11/03

Le jeudi 11 mars, venez participer à un atelier de la CCI pour définir la structure juridique, fiscale et sociale de votre entreprise. Pendant deux heures, vous pourrez échanger avec des professionnels pour comprendre l’intérêt et les avantages des différents statuts.

 

Découvrir les aides pour les entrepreneurs – 15/03

Le lundi 15 mars, profitez d’un nouvel atelier proposé par la CCI. Que vous soyez entrepreneur ou repreneur d’une entreprise, venez découvrir les aides gouvernementales auxquelles vous avez droit pour faciliter votre aventure entrepreneuriale

 

Un accompagnement dans votre création – 18/03

Le jeudi 18 mars, participez à une réunion d’informations mise en place par CréActifs. Accompagnés par des professionnels, vous y découvrirez la méthodologie à suivre, les aides financières et les statuts juridiques propices à la création d’entreprise ! 

 

Comment gérer sa croissance d’entreprise ? – 25/03

Venez apprendre à gérer la croissance de votre entreprise lors d’une visioconférence animée par Start Engine le jeudi 25 mars à 10h. Elle sera organisée autour de 5 points importants de votre stratégie d’entreprise : le financement, le recrutement, les RH, la vente et le marketing. 

 

Comprendre les aspects juridiques de votre entreprise – 26/03

Le vendredi 26 mars, finissez votre semaine en beauté avec un atelier co-organisé par l’incubateur LE CAMP et la BCF. Pendant une heure, des professionnels du domaine juridique répondront à vos questions et vous guideront dans la réussite de votre projet. 

 

Rejoindre un réseau d’experts indépendants – 30/03

Le mardi 30 mars, le cabinet PR€T PRO, vous convie à sa réunion découverte. Pendant trois heures, venez comprendre la dynamique de ce réseau d’experts du financement ainsi que les atouts et les outils qu’ils peuvent mettre à votre disposition

 

Comprendre les ficelles du syndrome de l’imposteur – 31/03

On finit ce mois de mars en beauté. Le mercredi 31 mars, participez à un atelier payant proposé par WILLA pour comprendre et décrypter le syndrome de l’imposteur. Ce moment « feel good » vous donnera toute la motivation nécessaire pour développer votre projet au printemps ! 

 

Vous l’aurez compris, les mois de février et de mars seront bien remplis d’événements virtuels. Aucune raison de vous défiler, attrapez votre agenda, votre café et commencez à noter ! 

 

  1. https://www.eventbrite.fr/e/billets-comment-reussir-son-recrutement-139380987285?aff=ebdssbonlinesearch
  2. https://www.eventbrite.fr/e/billets-comment-remotiver-en-temps-de-crise-139678471067?aff=ebdssbonlinesearch 
  3. https://www.eventbrite.fr/e/inscription-rencontre-avec-des-entrepreneurs-qui-ont-rebondi-avec-la-crise-139934940173?aff=ebdssbonlinesearch&keep_tld=1
  4. https://www.eventbrite.fr/e/billets-creatrices-et-createurs-entrepreneurs-passer-de-lidee-a-laction-137314101173?aff=ebdssbonlinesearch&keep_tld=1
  5. https://www.eventbrite.fr/e/billets-entrepreneurs-preservez-votre-sante-physique-et-mentale-face-a-la-crise-138273260043?aff=ebdssbonlinesearch 
  6. https://www.entreprendre-au-feminin.com/ 
  7. https://www.eventbrite.fr/e/inscription-webinaire-bdc-maitriser-vos-finances-une-entreprise-solide-en-3-etapes-138941757537?aff=ebdssbonlinesearch&keep_tld=1
  8. https://www.eventbrite.fr/e/inscription-definissez-la-structure-juridique-fiscale-et-sociale-de-votre-entreprise-108663164450?aff=ebdssbonlinesearch
  9. https://www.eventbrite.fr/e/inscription-decouvrez-le-panorama-des-aides-108978515674?aff=ebdssbonlinesearch 
  10. https://www.eventbrite.fr/e/inscription-reunion-dinformations-a-la-creation-reprise-dentreprise-24910019539?aff=ebdssbonlinesearch 
  11. https://www.eventbrite.fr/e/billets-comment-gerer-la-croissance-de-son-entreprise-133827286015?aff=ebdssbonlinesearch 
  12. https://www.eventbrite.fr/e/billets-les-aspects-juridiques-de-votre-entreprise-avec-bcf-120262310809?aff=ebdssbonlinesearch&keep_tld=1 
  13. https://www.eventbrite.fr/e/billets-pret-pro-reunion-decouverte-30-mars-2021-de-10h00-a-13h00-129496466417?aff=ebdssbonlinesearch 
  14. https://www.eventbrite.fr/e/billets-syndrome-de-limposteur-entrepreneures-vous-etes-les-bonnes-personnes-128106165991?aff=ebdssbonlinesearch 

Le Digital au service de la gestion des entreprises

Le Digital au service de la gestion des entreprises

À l’ère du digital, nombreuses sont les entreprises qui ont compris l’importance de se moderniser. La digitalisation a mis en avant de nouveaux supports utiles pour la communication, la finance ou encore la gestion. Gain de temps, meilleur management des équipes, organisation optimisée… Découvrez les avantages du digital au service des entreprises : 

 

Une digitalisation entraînant une transformation des méthodes et des mentalités

Depuis sa création, le digital bouleverse continuellement notre manière de vivre et de travailler. Il amène avec lui des technologies inédites plus performantes qui donnent lieu à de nouvelles méthodes d’utilisation. Les mots d’ordre sont devenus « rapidité » et « productivité ». 

Pour conserver efficacité et rentabilité, les entreprises ont très vite dû s’adapter avec les nouveaux outils et procédés de travail. Le lien et le contact physique ont été remplacés par des applications et extensions internet, des noms de domaines et des adresses e-mail. Vos comptables et banquiers ne sont plus qu’à un clic de vous, on ne dit plus « Je t’envoie un mail » mais « Je t’ai slacké » et depuis le confinement, le mot « Zoom » a été intégré à votre correcteur automatique. Que ce soit entre équipes ou avec vos clients, les liens et prises de contact se font maintenant en ligne, avec plus de rapidité et de simplicité. La digitalisation des entreprises représente aujourd’hui un véritable enjeu de pérennité

 

La découverte du distanciel et son champ des possibles avec le digital 

En plus de Zoom, un autre mot a fait son entrée dans notre vocabulaire depuis un an, le distanciel. Dérivé du télétravail, il est devenu obligatoire pendant un temps et reste encore très prisé par de nombreuses entreprises pour soulager les équipes. Si le digital avait déjà son importance dans notre quotidien, lorsque les liens physiques ont été coupés de manière brutale, il a fallu s’adapter et trouver de nouvelles manières de communiquer entre nous et d’exécuter les tâches. Le digital s’est alors présenté comme un vrai sauveur et nous a permis d’entrevoir les impacts et avantages du distanciel. 

Avec leur digitalisation, les entreprises peuvent maintenant effectuer leur gestion d’administration entièrement en ligne, ce qui représente un réel avantage en cette période. Ce gain de temps et d’énergie permet une meilleure organisation et gestion de l’activité. Le digital qui avait déjà pris d’assaut les locaux s’est invité à la maison et a permis d’exécuter les missions à distance en toute transparence, avec un vrai boost de la productivité et de la confiance

 

Faire du digital l’acteur majeur de chaque entreprise 

Le digital est un vrai allié pour votre entreprise tant dans sa gestion que dans son administration. Depuis sa création mais encore plus avec cette période de confinement, de nombreux outils et applications ont vu le jour afin de faciliter le travail et de rendre notre vie professionnelle aussi vivante que productive. Adopter certains de ces outils permet une meilleure organisation, un développement de l’autonomie de ses salariés et surtout de redonner du lien et de l’humanité à nos échanges si froids et distants.

Pour communiquer avec vos équipes, préférez Slack ou Zoom qui à coup sûr faciliteront vos réunions. Pour collaborer sur des documents, faites de Google Drive ou Dropbox vos alliés du brainstorming. Pour partager les tâches, utilisez Trello ou Focus-To-Do et soyez au clair dans la distribution des deadlines. Dans cette période à la fois fatigante et stressante, il y a du bon à tirer de la technologie et de la digitalisation. À vous de trouver les outils qui vous conviendront le mieux ! 

 

Vers une digitalisation durable des entreprises ? 

Avec la place que prend le digital dans nos vies, la question légitime à se poser est jusqu’où iront nous dans notre quête de modernité ? Les avantages que présentent la digitalisation des entreprises dans la gestion et l’administration sont indéniables et pourraient à long terme donner naissance à de nouvelles méthodes de management. Comme a pu nous le démontrer cette période éprouvante, il est primordial aujourd’hui de soulager ses équipes grâce à des outils et des applications qui permettent de conserver le lien et de transformer nos échanges digitaux, si différents des échanges physiques. Une chose est sûre, la crise sanitaire que nous traversons a repoussé les limites de notre créativité. Nous avons su nous adapter facilement et tirer profit au maximum des instruments mis à notre disposition. Le vrai challenge maintenant est de savoir jongler correctement entre le besoin de contacts physiques et réels avec cette facilité et rapidité que nous offre le digital

 

Depuis des années, la France a su s’inspirer des pays anglo-saxons, pionniers de l’utilisation du digital à des fins professionnelles. Nos rapports aux autres ainsi qu’à notre travail ont complètement évolués et continueront de se transformer avec l’évolution des technologies et l’utilisation que nous en ferons. Il faut donc oser prendre le train du digital et rendre son entreprise innovante !  

 

Les 5 règles du développement commercial

Les 5 règles du développement commercial

Le développement commercial d’une entreprise est primordial pour sa réussite. Pour assurer son bon fonctionnement, il est important de définir une stratégie bien ficelée et pérenne. Voici les étapes à suivre afin d’avoir un développement commercial efficace. 

 

Peaufiner sa stratégie commerciale

Une stratégie doit être toujours travaillée et définie. Elle permet de savoir où on va.  Pour cela, concentrez-vous sur trois points importants : votre cible, votre promesse et vos objectifs

Pour savoir quoi dire, vous devez savoir à qui vous adresser. Quel marché ciblez-vous, quelle typologie de client visez-vous (particulier, professionnel, marché public …) ? Quelle taille de marché ? Quelles ressources allez-vous utiliser (process, produit, compétences …) ? Quelle zone géographique ? La méthode « CANVAS » est un outil que vous pouvez utiliser pour définir ces divers points. Vos clients sont-ils des particuliers ou des professionnels ? Quels sont leurs besoins, leurs habitudes, leurs attentes ? Quel est votre cœur de cible ? Autant de questions qui vous permettront de mieux les connaître

 

Ensuite, penchez-vous sur votre promesse. Elle représente les principaux avantages produit ou service que vous souhaitez mettre en avant. C’est sur cette dernière que vous devez vous baser pour convaincre. Elle doit donc être claire, précise et réelle. Vous ne devez en aucun cas mentir sur votre promesse. Pour cela, vous devez savoir comment vous pouvez vous différentier de la concurrence et mettre en avant ce qui vous fait sortir du lot. Faites appel au SWOT, un outil permettant d’analyser votre produit vis-à-vis de votre concurrence. Vous pouvez également utiliser des leviers d’interaction sur le produit (innovation, condition d’usage, design, éco conception, consommation énergétique, compétence…). Et sur les services complémentaires tels que le SAV par exemple, ou sur la façon de proposer le produit (en vente ou en leasing).

 

Vous pouvez alors déterminer vos objectifs. Ils dépendent de vos différentes cibles et sont variés : faire connaître votre service, expliquer son fonctionnement, mettre en avant ses avantages et valeurs ajoutées, encourager la fidélité, renouveler l’image de marque… A vous de déterminer lesquels correspondront le mieux à votre stratégie commerciale. 

 

Soigner sa prospection 

Une fois votre stratégie bien établie, vous pouvez commencer la prospection. C’est le premier sinon le plus important levier pour gagner en visibilité. Bien que fatigant, ce processus est primordial. 

En connaissant votre cible, vous savez alors comment l’atteindre. Les deux manières les plus simples sont le phoning, nécessaire pour créer du lien et le mailing, très prisé à l’ère du digital

Avant de vous lancer à corps perdu, il faut travailler votre contenu, savoir ce que vous allez dire et les informations utiles à véhiculer. Vous devez être percutant, éveiller la curiosité et convaincre. Vous vous démarquerez grâce à un discours bien structuré et présenté de manière claire. Lors de ce discours, présentez-vous rapidement et donnez envie au prospect d’en savoir plus. Et surtout prenez bien le temps d’écouter les besoins de vos prospects, ce sont des informations précieuses !  

Faites régulièrement des relances puis tirez des conclusions de vos actions. Avez-vous réussi à atteindre votre cible ? Sinon, faut-il changer de canal de communication ? Êtes-vous parvenu à persuader ? Sinon, faut-il réajuster votre discours ou vos arguments ?

 

Pour se faire connaitre, il existe encore d’autres moyens de prospection :

  • Aller à la rencontre des clients : en participant à des salons ou à des formations, s’inscrire à des réseaux locaux et participer ou animer des conférences, devenir un membre actif d’une association… 
  • Déposer se carte de visite ou son flyer dans des magasins, des pépinières d’entreprises ou des espaces de coworking
  • Être visible sur le web grâce à un site internet. 

Ces outils sont bien sûr à moduler en fonction de votre cible. 

 

Assurer la transformation client 

La troisième étape de votre développement commercial est sûrement celle que vous préférez puisque c’est la transformation de vos prospects en clients. Ce moment crucial, synonyme de signature, doit impérativement être cadré grâce à des règles que vous définissez. Une fois un contrat signé, vous devez préciser votre mission, ses caractéristiques, ses tenants et ses aboutissants. Pour cela, n’ayez pas peur d’établir des limites et d’être clair dans vos démarches : durée du processus, nombre d’allers-retours possibles, objectifs à atteindre et moyens mis en place. Les deux parties prenantes doivent être au fait de ce que propose et englobe votre contrat afin de ne pas commettre d’abus des deux côtés. Satisfaire ses clients ne veut pas dire tout accepter. C’est à vous de garantir le bon déroulement du processus en rappelant à vos prospects les caractéristiques du contrat si nécessaire. 

 

Lors de cet entretien, utilisez un argumentaire préparé en amont afin de pouvoir facilement traiter les objections. Cet argumentaire est à ajuster selon les éléments indiqués par le client. Il doit vous permettre de vous différencier des concurrents (pour cela, on se base sur la réflexion de la stratégie commerciale indiquée en amont).

 

Privilégier la relation client 

La relation client est un pilier important de votre développement commercial. Elle a pour but de créer et de fidéliser votre possible clientèle. S’il est nécessaire de rechercher de nouveaux prospects, il est primordial de chouchouter les actuels et les anciens. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’un client qui sent que vous prenez soin de lui sera plus enclin à être fidèle et à vous recommander. 

Pour cela, soyez disponible, à l’écoute, réactif et ouvert d’esprit. Le dialogue doit être entretenu par tous les leviers possibles : téléphone, mails, réseaux sociaux… Vous devez être prêt à entendre tous les retours que l’on vous adresse, qu’ils soient positifs ou négatifs afin de faire évoluer votre offre. C’est en puisant dans l’échange avec vos clients que vous perfectionnerez ce que vous avez à proposer. La relation client doit être vue comme un véritable partage dont chacun tire profit. 

 

Profiter de la fidélisation  

Une stratégie parfaitement exécutée entraîne à coup sûr l’objectif ultime et essentiel à toute entreprise : la fidélisation ! Cette dernière passe avant tout par la satisfaction. Un client satisfait est la base de la création d’une communauté investie et active autour de votre entreprise. 

Cependant, la fidélisation n’arrive pas par hasard. Elle est le résultat d’un travail de longue haleine, bien ficelé et réfléchi. Pour continuer de fidéliser des clients, soyez présent sur tous les fronts. Continuez à travailler sur votre offre en cherchant constamment à l’améliorer. Perfectionnez votre relation avec vos clients en cherchant de nouveaux moyens de rester en contact avec eux. Soyez au fait de l’actualité de votre secteur pour rester compétitif et légitime. Une fois vos premiers clients fidélisés, accordez-vous deux minutes pour souffler. Après tout, vous l’avez bien mérité.

Pour fidéliser, il existe divers moyens : 

  • La satisfaction du client, en étant à l’écoute et en restant innovant ; 
  • Proposer une carte de fidélité avec des avantages spécifiques pour valoriser le client car cette fidélisation doit être récompensée. 

Et profitez de ce moment pour récupérer des avis afin de les publier sur internet (réseaux sociaux, site web) ou sur des supports print (flyer, plaquette…)

Un développement commercial est propre à chaque entreprise selon les objectifs à atteindre. Cependant, il existe quelques règles universelles à suivre pour assurer sa réussite. En peaufinant votre stratégie commerciale, vous faciliterez votre prospection et la transformation de vos prospects avant de les fidéliser !  

Les 5 techniques pour simplifier ses tâches administratives

Les 5 techniques pour simplifier ses tâches administratives

La clé du succès d’une entreprise ou d’un projet entrepreneurial réside dans la gestion que vous en faites. Le manque de temps, d’énergie, la mauvaise organisation, l’impression de devoir être partout à la fois peuvent devenir vos ennemis principaux. Prendre du temps pour bien planifier votre gestion, déterminer l’importance des tâches à réaliser et avoir une routine bien définie sont autant de points primordiaux à ne pas négliger, que la base de tout travail productif. Découvrez maintenant les techniques pour simplifier vos tâches administratives. 

 

L’agenda pour devenir maître du temps 

Afin de travailler l’esprit tranquille, vous devez être au clair dans votre tête… et dans votre agenda. Qu’il soit numérique, en papier ou cloué à votre mur importe peu. Vous devez trouver la forme d’agenda qui vous convient le mieux, accessible et compréhensible facilement et qui vous permettra d’avoir une vision claire de vos échéances et des deadlines à respecter. 

En plus de votre agenda propre à vous, vous pouvez également opter pour un agenda partagé avec votre équipe afin que chacun puisse y avoir accès. La clé d’une bonne organisation et d’une meilleure gestion de son temps réside dans la transparence d’un agenda

 

Une boîte mail rangée, un esprit apaisé 

Votre boîte mail vous angoisse ? Vous avez la boule au ventre rien qu’en cliquant sur l’application ? C’est probablement parce qu’elle est en désordre. Cet encombrement de bonnes et mauvaises nouvelles peut être une réelle source de stress dont il est important de prendre soin. Commencez par faire un véritable tri. Gardez les mails importants, en cours et nécessaires et n’ayez aucun scrupule à jeter tous les autres. Pensez aussi à vider votre corbeille, pour vraiment soulager votre esprit et de faire du bien à la planète. Ensuite, créez-vous différents dossiers afin de classer vos mails : « prospects », « clients en cours », « à traiter », « URGENT »… et à ajuster selon vos besoins. Tout comme votre bureau, votre boîte mail doit être propre et rangée pour que vous ayez envie de travailler. 

 

L’as du rangement 

Tout comme votre agenda ou votre boîte mail, vous devez être au clair avec vos dossiers. Qu’ils soient papiers ou numériques, l’important est surtout qu’ils soient accessibles en un clic et classés. Vous pouvez par exemple vous créer un exemple de dossier type, avec ses sous-dossiers et le répéter pour tous les autres. 

Vous pouvez choisir de les classer comme vous voulez. Par ordre alphabétique, du client ou du projet, par importance et urgence à traiter, en fonction des deadlines, par ordre croissant ou décroissant pour les factures… C’est votre terrain de jeu ! Le tout est d’avoir un système de classification utile, propre à vous et qui vous facilitera la tâche. Rien de plus agaçant que de perdre une heure à chercher un dossier qui était sous vos yeux depuis le début. 

 

Dans les starting block avec votre documentation 

C’est l’étape pour faire rayonner et décliner votre identité visuelle sur tous les supports possibles. Pour cela, vous avez besoin de votre logo, son utilisation possible, les couleurs qui en font partie et votre typographie. Pour marquer les esprits de vos clients et prospects, il faut répéter votre univers visuel partout : réseaux sociaux, site internet, factures, supports de communication imprimés comme votre plaquette ou vos flyers, signature de mail…

Simplifiez-vous la vie en préparant des templates de documents à l’avance. Préparez un exemple de devis que vous pourrez décliner à l’infini et faites de même avec les autres documents officiels : factures, courrier, papeterie… Et si vous souhaitez avoir un peu d’aide pour gérer votre facturation, faites confiance à Henrri. Ce logiciel gratuit deviendra votre meilleur ami pour envoyer vos factures, vos relances, suivre vos devis, les classer… Tout ça sans effort ! 

 

Une méthode de travail des plus pointues 

Vous aurez fini par le comprendre avec les méthodes précédentes, la gestion de vos tâches administratives doit être cadrée, organisée et claire. Pour ce faire, rien de mieux que de créer un certain processus de travail, une méthode spécifique. Organisez vos missions d’une certaine façon, avec un protocole à suivre point par point, que ce soit pour vous ou pour vos salariés. En faisant cela, vous vous assurez que tout le monde suive la même démarche de travail et le dialogue est ainsi facilité. Vous pouvez avoir recours à des fiches détaillées qui cadrent chaque type de missions : « Acquisition de prospects », « Processus clients », « Rendez-vous clients »… Le but n’est pas d’imposer une méthode de travail particulière mais de créer un espace dédié avec des processus que chacun peut s’approprier mais qui resteront universels à votre équipe. C’est parce que vous êtes clair et précis dans votre gestion que le travail est facilité pour tous.  

La gestion d’entreprise et les tâches administratives peuvent faire peur pour des raisons différentes. Souvent, on considère les tâches administratives comme une longue perte de temps fatiguant. Pourtant, en utilisant des techniques simples et en faisait appel à des outils spéciaux, vous pouvez faire en sorte que cela augmente votre productivité et que vous deveniez ainsi un vrai professionnel de la gestion administrative ! Si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter. Je suis là pour répondre à vos besoins et serais ravie de vous épauler dans vos démarches commerciales, financières et administratives