Le métier d’Office Manager comprend des tâches très variées. Certaines se spécialisent dans des secteurs. Quelles sont mes spécificités comme Assistante ? Comment, moi, Christine DOPPLER OFFICE MANAGER, j’arrive à me différentier ?
general : office manager
Les offices manager réalisent tous types de tâches très variés, allant de l’accueil physique, accueil téléphonique, taper des rapports, répondre aux mails, classer et archiver des dossiers / documents, gérer les déplacements, planifier des RDV, planifier et organiser des réunions.
Le but d’une Assistante est de faciliter la vie du dirigeant.
Parfois, certaines secrétaires se spécifient. Cela leur permet de se différentier de leur homologue mais aussi parce qu’on ne peut pas tout savoir. Ces offices manager gagnent en efficacité et en crédibilité dans ce domaine en particulier. Elles auront alors le même langage que leur client / employeur. On trouve par exemple les assistantes RH, les assistantes médicales, les assistantes dans le BTP, les assistantes juridique …
Certaines seront même des assistantes virtuelles, réalisant leur travail uniquement en distanciel.
Par contre, certaines offices manager ont la nécessité d’être présentes (comme les assistantes médicales). D’autres peuvent traiter leur tâche totalement en distanciel.
En cliquant ici, vous trouverez une fiche de poste publié sur le site www.cadremploi.fr .
specificite de christine doppler comme office manager
Moi, Christine DOPPLER Office Manager, qu’est ce qui me différentie des autres ?
En plus de mon expérience dans l’entreprenariat comme Assistante depuis novembre 2020, j’ai pu me baser sur mes 15 ans d’expériences dans divers métiers dans le milieu bancaire. De plus, ma vie entreprenariat me permet de développer d’autres compétences.
Grâce à cette force, j’ai développé (et je développe encore) trois domaines d’expertises :
– Assistante Administrative
– Assistante Financière
– Assistante Commerciale
Dans 3 articles de blog, je mets en avant chacune de ces spécificités.
Aujourd’hui, concentrons nous sur l’Assistante Administrative
tâches réalisées comme office manager
Concrètement, qu’est-ce que je fais ? En effet, cela reste très vaste et flou. Voici les tâches réalisées
- Préparer des déplacements : achat des billets de train, choix et réservation de chambre d’hôtel, réservation de restaurant, modification de ces réservations …
- Gérer le planning : prise de rendez-vous, rappel des rdv…
- Rédiger et mettre en page des rapports
- Réaliser les achats : réalisation des achats et de leur suivi (comme la confirmation des achats)
- Traiter le courrier : récupérer le courrier puis le traiter.
- Gérer la boite Mails : répondre aux mails allant de la confirmation des achats, à la confirmation d’une candidature pour la location d’un appartement, l’avertissement d’une future réunion de copropriétaire, la demande de confirmation de la réalisation d’un devis, répondre aux demandes des locataires, transmettre des informations pour un client …
- Demander des devis : demander des devis assurance, ou des devis auprès de déménageur
- Créer et gérer des devis et des factures : les créer, les envoyer, les relancer …
- Traiter des dossiers : gestion de dossier ponctuel tel que
- Déménagement
- Pension de réversion
- Demande de retraite
- Travaux : réaliser les travaux sur un bien immobilier, comme l’étanchéité du toit, ou réparer un climatiseur.
- RH : paiement du salaire, déclaration des salaires, procédure de licenciement, rédaction d’un contrat de travail
- Classer / archiver des dossiers
cas concret
1er cas : Suite à un décès, il y a été décidé d’arrêter de louer un bureau. Il n’y avait aucun intérêt de garder le bureau et des économies pour la famille ont permis d’être faite.
Un déménagement a donc dû être organisé. Dans ce cadre, la famille a tout d’abord décidé de garder tels ou tels meubles et objets. Ensuite, des entreprises de déménagement sont passées pour réaliser des devis. En parallèle, il fallait choisir comment nous allions stocker certaines archives. Après le choix du déménageur, il fallait choisir une date, ainsi que de mettre certaines choses dans des cartons. Pour finir, des dons étaient à faire auprès d’EMMAUS, une entreprise spécialisée dans le débarras devait passer, avant que la société de ménage nettoie les locaux avant la remise des clés.
2eme cas : le courrier
Pour l’une de mes clients, dans le courrier, il y a plusieurs éléments.
Tout d’abord, des factures sont à payer. La dedans, il y a des PV de stationnement, des factures de jardinier etc…
Ensuite, des publicités à jeter apparaissent.
De plus, des documents sont à transmettre à des tiers. Les extraits de comptes sont à envoyer au comptable.
S’ajoute des demandes de complétude suites à des dossiers, comme transmettre des documents complémentaires pour la pension de réversion ou la demande de retraite.
Enfin, le courrier contient des documents importants à conserver, voir en sus à traiter. La dedans, il y a les Procès Verbal d’Assemblée Générale d’une copropriété (document à garder 5 ans). Il y a les PV d’AG pour les structures où il faut signer, transmettre au tribunal puis garder les documents.
compétences requises
Tout d’abord, l’écoute afin de connaitre les besoins de clients
Ensuite, l’adaptabilité vis-à-vis des besoins des clients, des tâches effectuées. En effet, les besoins des clients évoluent dans le temps. Ces besoins nous enrichissent, en nous permettant de développer nos compétences.
Il y a aussi la proximité car tout le monde a besoin d’avoir un contact avec son office manager
De plus, il y a le goût du contact
Il faut aussi compter sur l’envie d’apprendre, d’évoluer, de s’adapter à son environnement (légaux, façon de travailler) et de réaliser des tâches très variées
Et enfin, parce qu’il y a des tâches variées, il faut avoir des connaissances variées (RH, immobilier…)
Vous connaissez présentement toutes mes compétences par rapport à mon travail comme Assistante Administrative. Ceci est amené à évoluer dans le temps, par rapport aux demandes des clients.
Si vous avez des besoins, si vous vous y retrouvez dans les tâches énoncées, n’hésitez pas à me contacter :
via la page contact
par téléphone 06 71 79 49 10
par mail doppler.christine67@gmail.com
