IA, où en sommes-nous ? Qu’est-ce que l’IA ? Comment l’utilise-t-on dans le métier d’assistante administrative ? L’IA et l’assistante administrative, qu’en est il ? L’IA, peut il remplacer l’humain sur certains métiers comme la création (graphiste) ou les métiers d’assistanat (secrétaire) ?
Beaucoup ont des interrogations. Le niveau d’utilisation n’est pas le même d’une personne à l’autre.
Nous allons faire un point, notamment sur quelques chiffres, les divers outils IA, les divers types IA, ces limites, la manière de l’utiliser dans le métier d’office manager.
ia, c’est quoi ?
L’ia est une machine qui va simuler les capacités humaines : interaction, création, perception, raisonnement, apprentissage et prise de décision.
Il existe beaucoup d’outils IA : Gemini, Claude, ChatGPT, Mistral … Tous ont été crée depuis 3 ans.
Les outils IA sont spécialisés dans un domaine, sans être bons dans tous les domaines.
Chatgbt, Claude et Gemini est bon en LLM. Google IA Overviews est bon en recherche. OPEN IA est bon en orchestration. Notebook est bon en Audio. CANVA est bon en image. Claude cowork et Gemini entreprise en coworker…
quelques chiffres
1956 l’année où la notion d’IA a été évoqué pour la 1er fois, lors d’une conférence à Darmouth.
En 2022 est crée le 1er agent IA conversationnel, au nom de Chat GPT.
En 2025, 26 % des TPE et 34% des TPE utilisent l’IA
55% des salariés utilisent un outil IA au travail sans en informer leur hiérarchie (sondage ifop / learnthings 2025)
67% des TPE / PME ont un outil IA et seulement 11% en font un usage avancé (baromètre Quonto 2024)
utilisation ia
L’IA est utilisé principalement à titre privé, dans la thérapie, dans l’organisation de la vie, d’améliorer l’apprentissage, donner du sens.
En 2eme plan, elle est utilisée en entreprise pour synthétiser / analyser des documents, réaliser une veille automatique, créer des fiches produit, traiter email, automatiser les flux, répondre experte …
divers types d’ia
La 1er IA est IA Faible. Elle n’a pas de conscience ni de compréhension générale du monde. Elle apprend grâce à une grande quantité de donnée. Elle est douée sur un domaine.
Nous avons aussi la notion d’une IA forte qui est capable de raisonner, de comprendre et d’apprendre comme un humain. Elle réunit toutes les compétences d’un humain, voir au-delà. A ce jour, aucun IA a atteint ce niveau.
Ensuite existe l’IA connexionniste, basé sur l’IA Générative, qui utilise des réseaux de neurone pour apprendre de façon massive
Enfin, nous avons l’IA générative capable de créer des contenus nouveaux et uniques
Beaucoup d’IA utilisé à ce jour se base sur l’IA générative. Elle se base majoritairement sur du CHATBOT qui est un assistant conversationnel individuel
L’IA est dorénavant intégré aux logiciels standards et métiers dans excel, outlook et canvas. D’autres logiciels payant utilise l’IA (Salesware par exemple).
A noter que nous sommes passé, en 3 ans, de chatbot (réponds, génère, attends et attends qu’on demande) à un agent IA semi autonome (comprends, planifie, agis, obtiens des résultats, prends la main sur le poste de travail)
prompt pour l’ia
Le modèle IA se base du LLM (= Large Language Model), programme ayant englouti des milliards de textes, de livres, de pages web, d’image ….
LLM permet de donner des instructions via un prompt.
Pour créer un prompt, il faut y intégrer 5 éléments :
– Tout d’abord un rôle (être un artiste),
– puis un contexte (il est créatif),
– une tâche (3 images différents),
– le ton (styles variés)
– et enfin le format (carré 1 :1)
limites de l’ia
– Ne pas prendre de versions gratuites
– Pour certaines questions, l’IA va se baser sur les statistiques.
– Quand on pose une question, la réponse peut être biaiser
– Pour le prompt, au vu du temps passé pour le rédiger, autant que ce prompt soit utilisé plusieurs fois.
– L’IA n’est pas responsable, le gérant oui. Il faut donc vérifier.
– Non autonome, arrive à réaliser que certaines tâches, ne traite que certains aspects numériques
– A cause de l’IA, certaines personnes débutant pensent pouvoir faire mieux que des experts. Après des tests et des études, il s’avère que l’IA ne replace pas les connaissances / l’expérience. C’est un plus.
l’assistante administrative et l’ia
Au vu des éléments évoqués et des tâches réalisées par mes soins, je peux utiliser l’IA pour les tâches les plus simples. Pour mon compte, au quotidien, les prompts ne peuvent pas être utilisés car je ne réalise pas des tâches répétitives comme l’organisation de réunion, ou la réalisation de powerpoint pour une réunion ou une formation.
Lors de la réunion à la CGA de Strasbourg, j’ai pu constater que je pouvais utiliser l’IA actuellement uniquement pour mes posts sur les réseaux sociaux. Ceci pourrait être utilisé pour les choix des thèmes comme dans la rédaction des posts. Ceci s’explique par la répétition de la tâche.
Par contre, d’autres personnes dans mon entourage utilisent chatgbt pour réaliser des rapprochements dans des fichiers EXCEL par exemple. J’utilise l’IA dans les outils fournis par mes clients, car ils sont intégrés dans les logiciels en question. L’IA est un gain de temps et les erreurs de saisis sont éventuellement moindre.
Au quotidien, tout le monde utilise l’IA, comme le correcteur orthographique sur Word, la fin de recherche dans google sur le web …
limites et utilisation de l’ia par une assistante administrative
L’assistante Administrative, comme dans les autres métiers, doit savoir s’adapter. Pour cela, elle doit savoir utiliser les nouvelles technologies. Pour des tâches répétitives, le savoir d’une secrétaire est nécessaire, elle utilisera des termes précise de son métier pour utiliser l’IA le plus efficacement possible.
L’IA ne peut pas prendre toutes les tâches réalisées par une Office Manager, comme la gestion d’un déménagement, le dépôt d’un dossier de retraite ou de pension de reversion ….
Si quelqu’un décide de passer par un IA au lieu de passer par une Assistante, je pense qu’elle devra consacrer plus de temps pour le gérer. En effet, donner l’instruction à une personne d’organiser une réunion prends 20 secondes. L’organiser soit même via l’IA, même si il y a répétition, devra donner les instructions par écrit, vérifier la réponse, la rectifier etc… et nécessitera vraisemblablement plus de temps
Vous pouvez maintenant voir ce que peut apporter l’IA, sachant qu’elle ne replace pas un humain. L’IA est un complément à quelqu’un d’expert dans un domaine, et l’Assistante Administrative en fait partie.
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