Savez vous combien de temps passe une entreprise sur les tâches administratives ? Quelle est la proportion des entrepreneurs dans la phobie administrative ? L’administratif prend une place permanente chez les entrepreneurs. Pour certain, c’est une vraie bête noire. Dans ce blog, je donne quelques chiffres surprenants ainsi que les explications mais aussi des solutions. L’office manager peut aider dans les tâches administratives récurrents.

chiffres sur le temps passe sur les tâches administratives

Selon clockify, 36% du temps de la semaine d’un entrepreneur est consacrée aux diverses tâches administratives.
Selon la BPI (Bpifrance – Servir l’Avenir), une PME peut perdre jusqu’à 140 jours par an uniquement à cause de la gestion administrative.
Selon l’INSEE, en 2022, la durée habituelle des artisans / commerçant non salariés était de 47,9 H par semaine (hors administratif). Imaginez alors si l’artisan ou le commerçant doit en plus rajouter 1/3 de ce temps en plus dans la paperasse. Ceci est donc une vraie surcharge.  
Selon plusieurs études récentes, 1/3 des entrepreneurs ont une phobie administrative.

QU’Y A-T-IL DERRIERE CES CHIFFRES ?

Les tâches administratives sont récurrentes. En effet, tous les jours, il faut répondre aux courriers, aux mails. Tous les mois ou tous les trimestres, il faut envoyer les documents au comptable. Tous les mois, il faut gérer les devis et les factures à savoir les créer et les suivre, mais aussi payer les factures reçues …

De plus l’entrepreneur est un vrai couteau suisse puisqu’il doit savoir réaliser son cœur de métier, être commerciale, réaliser la communication …
Il est donc parfois difficile à l’entrepreneur de pouvoir tout gérer ou d’apprécier cet aspect. 

POURQUOI L’ADMINISTRATIF PREND AUTANT DE TEMPS ?

Les explications de cette phobie peuvent être les suivantes

• Manque de compétence : l’entrepreneur excelle dans son métier, pas forcement dans d’autres.
• Manque d’automatisme : quand on traite tous les jours, des automatismes sont mises en place, ce qui n’est pas le cas quand on s’y attèle de façon sporadique.
• Complexité du processus
• Stress de faire une erreur
• Phobie / l’anxiété dans la réalisation des tâches administratives
• Incompréhension de la nécessité de devoir réaliser cette tâche avant telle date, ou de la nécessité d’imprimer en x exemplaires, par manque de connaissance

De plus l’entrepreneur est un vrai couteau suisse puisqu’il doit savoir réaliser son cœur de métier, être commerciale, réaliser la communication …

CONSEQUENCES

Les tâches administratives sont chronophages. Par exemple, il faut envoyer tous les mois ou tous les trimestres les papiers au comptable pour réaliser le bilan.

Les conséquences sont qu’il perd du temps, de la patience, et mets éventuellement ces tâches de côté. Cependant, certaines structures (comme les comptables), parce que vous ne les traitez pas, va vous relancer.

Tout cela engendre une surcharge mentale, du stress complémentaire.

SOLUTIONS POUR TRAITEr lEs tâches administratives 

Tout d’abord, l’informatique peut aider. Dans ce cas, prendre un moment pour éventuellement automatiser les outils pour faire gagner du temps. Par exemple, pour les factures, des outils existent et permet de rajouter rapidement des options.

Ensuite, il y a l’utiliser de l’intelligence artificielle. Il en existe beaucoup, la plus populaire étant tchatGBT.

Puis, dans l’agenda, pour ne pas se faire prendre par certaines tâches, se bloquer des après-midis dédiées à cela : tous les 1^er jeudis matin du mois, je transmets ma comptabilité, tous les derniers jours du mois, je passe une heure à émettre les factures…

Enfin, il y a toujours la possibilité de faire appel à un tiers pour se faire accompagner. Même si cela a un coup, au bout d’un moment, c’est une nécessité et vous aurez un retour positif comme pouvoir vous concentrer sur votre cœur de métier, s’apercevoir d’éventuelles erreurs.

De plus l’entrepreneur est un vrai couteau suisse puisqu’il doit savoir réaliser son cœur de métier, être commerciale, réaliser la communication …

OFFICE MANAGER : comment peut il aider ?

L’assistante Administrative assiste les entrepreneurs pour les soulager dans leur quotidien afin de se concentrer dans leur cœur de métier. Il aide à faire les meilleurs choix, à automatiser les outils et sont malléables.

Vous avez compris, les chiffres sont éloquents : l’administratif est une tâche récurrente et lourde. Elle prend énormément de temps dans le planning déjà bien chargé d’un entrepreneur. Elle prend aussi beaucoup d’énergie quand on n’a pas l’habitude, quand cette énergie et ce temps pourrait être utiliser de façon plus efficace par l’entrepreneur. Elle passe donc régulièrement en second plan pour la plupart des entrepreneurs. Pour cela, des solutions vous ont été apportées.
Pour obtenir de l’aide, vous pouvez me contacter via la page suivante Contact – Christine-Doppler.fr

Qu’est ce qu’est le Mécénat? Pourquoi et comment le faire ? Comment le prépare t on ? 

Ce blog explique ce qu’est le mécénat, les raisons qui poussent certaines sociétés à le faire et comment bien choisir les entreprises ou associations soutenues.  
J’espère que ce blog vous permettra de réfléchir sur la manière de faire du mécénat et d’éventuellement l’utiliser comme vecteur de visibilité comme un autre. 

definition du mecenat

Tout d’abord, commençons par une définition.
Selon le site du gouvernement de la culture, je cite « le mécénat se définit comme « le soutien matériel apporté, sans contrepartie directe de la part du bénéficiaire, à une œuvre ou à une personne pour l’exercice d’activités présentant un intérêt général. »

pourquoi etre mecene ?  

 Il y a plusieurs raisons à cela :

1. La communication : c’est une certaine forme de communication, comme une autre. Cela permet au mécéne d’avoir une visibilité via les supports de communication de l’entité soutenu. Si le projet abouti, si l’entité soutenu connait une notoriété plutôt favorable, l’entreprise aura en tirera des points positifs. 

2. L’image : Le mécéne aura une image positive de ce soutien, surtout si cela est pour la bonne cause. Cela permet de renforcer son image de responsabilité sociale, tisser des liens avec la communauté.  Ainsi, cela permet de développer la notoriété de la société mécéne.

3. La participation : la société va choisir de soutenir des entités et des causes qui lui tiennent à cœur. 

4. L’attractivité : cela peut permettre d’accroitre l’attractivité de son territoire en soutenant des projets ou des entreprises.

5. L’avantages fiscales : La loi autorise votre entreprise à déduire jusqu’à 60 M du montant total du don, dans la limite de 0,05% de son chiffre d’affaire annuel. 

6. L’engagement : que ça soit sociale ou environnementale. Elle permet d’avoir un impact direct localement. D’autres associations, via le mécénat, réaliseront des projets pour la sauvegarde de la nature et de la biodiversité.  

comment choisir les associations ou entreprises ?

A mon sens, trois critères rentrent en jeu :

1. La cible : qui voulez vous atteindre en réalisant le mecenat ? Si vous souhaitez atteindre des particuliers personnes âgées, il est préférable de choisir une association pour personnes âgées tel que l’ABRAPA par exemple.
2. L’intérêt : qu’est ce qui vous tient à coeur ? Quelles sont vos valeurs ? Si l’une de vos valeurs est la proximité ou l’écologie ou l’assistanat, vous allez choisir des associations prônant l’une ou l’autre de ces points. 
   3. L’image : quelle image voulez vous donner ? Ainsi, le choix de l’association soutenu donne une image de votre entité. Si vous soutenez un partie, cela donne le ton

Est ce que tous les associations réalisent du mécénat ? Comment les associations le proposent elles ?

J’ajoute que certaines entreprises faisant du mécénat demande un montant minimum. Pour cela, il propose des packages et en échange, vous avez des contreparties. Ainsi, l’Orchestre Philharmonique de Strasbourg propose divers « packages » mécénats, autant pour les entreprises comme pour les particuliers.
D’autres entités, le montant donné est à votre guise, là aussi pour une contrepartie. Ainsi, le théâtre de la choucrouterie de Strasbourg vous propose une visibilité sur leurs divers supports, pour un don dont le montant est à votre guise.

Dans le cas où il faut apporter un montant minimum, cela ajoute une « questionnement » complémentaire.

Il y a donc une réflexion  à avoir afin
– de savoir si le mécénat est un vecteur de communication comme une autre
– si oui, de bien choisir qui nous soutenons, pour combien, si on a les moyens 

est ce que toutes les associations proposent du mecenat ? comment les associations le proposent elles ?

J’ajoute que certaines entreprises faisant du mécénat demande un montant minimum. Pour cela, il propose des packages et en échange, vous avez des contreparties. Ainsi, l’Orchestre Philharmonique de Strasbourg propose divers « packages » mécénats, autant pour les entreprises comme pour les particuliers.
D’autres entités, le montant donné est à votre guise, là aussi pour une contrepartie. Ainsi, le théâtre de la choucrouterie de Strasbourg vous propose une visibilité sur leurs divers supports, pour un don dont le montant est à votre guise.

Toutes les associations ne proposent pas de soutien par le mécénat. Elles préféreront opter pour les dons. Certaines n’en ont pas besoin, au vue de leur fonctionnement car les adhésions suffisent.

Dans le cas où il faut apporter un montant minimum, cela ajoute une « questionnement » complémentaire.

soutien

Pour ma part, cette année et pour la première fois, j’ai sauté le pas.
J’ai décidé de soutenir deux entités culturelles locales : l’orchestre philharmonique de Strasbourg (à titre privée) et la choucrouterie (via mon entreprise). Ainsi, j’aide à maintenir aussi l’humeur et la langue Alsacienne.
En plus de soutenir la culture locale, je cible les particuliers qui peuvent être eux même des chefs d’entreprises comme des commerçants, des artisans, des professions libéral.

Si cela fonctionne, j’envisage de continuer mon accompagnement à ces structures, mais d’en aider d’autres, liées plus sur l’humain.

Il y a donc une réflexion  à avoir afin
– de savoir si le mécénat est un vecteur de communication comme une autre
– si oui, de bien choisir qui nous soutenons, pour combien, si on a les moyens Voilà, vous savez présentement un peu plus sur le mécénat, sur pourquoi et comment l’utiliser.
– y ai je besoin pour mon entreprise ?
J’espère que ce blog vous accompagnera dans votre réflexion sur qui soutenir, le montant de ce soutien, à qui je m’adresse en soutenant tel entité, et quel est l’impact de ce soutien sur l’image de mon entreprise.

 Si vous avez des questions à ce sujet, vous pouvez prendre attache via la page contact ou m’appeler directement au 06 71 79 49 10.

Etre indépendant est synonyme de liberté pour certain, et d’insécurité ou de contrainte pour d’autres. Etre indépendant est toute une aventure, formateur et demandant de porter plusieurs casquettes. Mais qu’est-ce qu’un indépendant ? Quelles sont les avantages et les inconvénients ? Comment devient-on indépendant ? Quelles sont les démarches ?
Dans cet article, vous aurez une définition de l’indépendant, les avantages et les inconvénients de l’indépendance et de l’entreprenariat et les étapes pour le devenir.

 Qu’est ce qu’un indépendant ?

Tout d’abord, commençons par une définition.
Un indépendant est une personne qui travaille à son compte, et réalise des prestations pour des clients qui sont soient ponctuelles, soit récurrents, où vous réalisez des tâches selon le besoin du client et / ou la typologie des prestations proposées par l’indépendant. En effet, un indépendant proposant la création d’un site web sera amené à avoir plus des clients ponctuels qu’une assistante qui pourra elle avoir des clients récurrents, demandant plusieurs heures par semaine ou par mois sur une longue durée.

Qu’est ce qui incombe d’un indépendant ? Quels sont les avantages et inconvénients d’un indépendant ?  

Comme dans toutes choses, il existe des côtés positifs comme négatifs. L’entreprenariat n’y échappe pas.

Alors, quels sont les avantages ?

• Il gère son temps comme il l’entend, selon ces contraintes, et non « imposer » par l’entreprise
• Il n’a pas de hiérarchie au-dessus de lui : il fait ce qu’il veut quand il veut et il choisit sa manière de procéder. De plus, il ne subit pas d’éventuel remontrance de sa hiérarchie
• L’indépendant peut évoluer comme il l’entend, en choisissant où emmener son entreprise via le choix de sa stratégie
• Il choisit ces partenaires et ces clients comme il l’entend. L’aspect « relationnel » n’est donc pas subit mais choisit. L’indépendant ne subit pas de collègue insupportable ou d’injustice
• Il décide plus facilement du prix et de ces hausses etc…
• La reconnaissance : l’indépendant sait pour quoi il travaille. Il arrive à obtenir une meilleure reconnaissance par la suite. Ainsi, une certaine satisfaction peut apparaitre : les clients vont lui montrer leur satisfaction

Par contre, les inconvénients, car il y en a, sont :

• Etre éventuellement seuls : quand on crée sa structure, on peut commencer seul. Les prises de décision peuvent être difficile, car on peut se demander si on fait le bon choix.
  SOLUTION : Pour cela, il peut intégrer un réseau pour se sentir moins seul et échanger ainsi avec d’autres personnes dans le même cas.
• Faire tout tout seul : pour les petites structures, il n’y a pas que les décisions qui sont prises seules, la réalisation des tâches est aussi à faire seule. Il y a ainsi plusieurs casquettes au départ : commerciale, administratif, gérant, comptable … Ainsi, il faut savoir être polyvalent et organisé.
  SOLUTIONS : la 1^er, se bloquer des plages dans son agenda pour réaliser des tâches administratifs ou commerciales (prospections). Ca peut être une fois par semaine, tous les vendredis après midi. La 2^ème : être accompagné. Pour cela, s’entourer de personne compètent et de confiance. La 3^ème : si son entreprise prospère et vous n’arrivez plus à suivre, l’embauche peut être envisagé, si les chiffres le permettent bien entendu.
• Devoir perpétuellement trouver des clients : faire de la prospection tout le temps. En effet, les clients et les trouver est le nerf de la guerre. Sans client, pas de travail.
  SOLUTIONS : Dans ce cas, il peut là aussi se faire accompagner par un bon commerciale. Intégrer un réseau qui lui permet de rentrer de nouveau client est une 2eme solution. Enfin, 3eme solution : faire jouer les recommandations / le bouche à oreille…
  Après, vous me direz, dans toute entreprise, il faut des clients. Ce n’est donc pas vraiment un inconvénient.
• Garantie un chiffre d’affaires : l’indépendant doit garantir un chiffre d’affaires pour payer des factures et des charges (loyer, salarie, téléphone …). Quand on est salarié, on ne s’en préoccupe pas : on s’installe pour travailler, le salaire tombe. Un point sur les épaules est donc sur l’indépendant
  SOLUTIONS : trouver de nouveaux clients, avoir des partenariats pour obtenir des missions, se faire connaître, faire travailler le bouche à oreille etc…
• Faire des choix stratégiques pour son entreprise et assurer sa pérennité.

Vous pouvez constater que dans quasiment tous les inconvénients, des solutions existent. Cependant, pour des personnes ayant le besoin de sécurité, l’entreprenariat n’est pas fait pour eux. Ils préféreront rester salariés, pour la sécurité de l’emploie.

Quelles sont les étapes pour devenir indépendant ?

Pour cela, plusieurs étapes :

1. Bien réfléchir avant de se lancer. Dans ce cadre, il faut se poser des questions. Un bilan de compétence peut être utile et se faire accompagner est essentiel.
2. Faire une étude de marché : pas besoin de dépenser des sommes folles pour pouvoir faire une étude de marché. Il existe des sites vous permettant d’obtenir des études de marché déjà toutes faites répondant à vos attentes pour moins de 10 €, soit la réaliser pour une 100taine d’euros. L’objectif de l’étude de marché est multiple :
   – Analyser l’environnement pour connaître les opportunités et les risques à éviter. Là-dedans, des éléments sont à prendre en compte : la zone de chalandise, ces concurrents, la situation du marché, les besoins de vos cibles …
   – Réaliser des études de faisabilité pour préparer les points importants du business plan. Là-dedans, les compétences de l’entrepreneur (expériences, les diplômes…) seront prises en comptes. L’aspect financier est là aussi à étudier : combien peut on vendre notre prestation, à combien de personne, etc…
3. Voir la faisabilité financière plus en profondeur en utilisant des outils prévisionnels. Dans ce cas, nous nous n’arrêtons pas uniquement l’aspect chiffre d’affaires, mais à prendre aussi en compte les charges pour voir si l’entreprise sera in fine rentable. Cette partie sera aussi incorporer dans le business plan.
4. Choisir son statut juridique : des personnes sont là pour vous accompagner à choisir le bon régime tel qu’un juriste, un expert-comptable … Il faut le choisir selon ces convictions et ces envies.
5. Faire un business plan : l’objectif est de mettre sur la table votre idée : projection vis-à-vis de votre stratégie, la partie financière etc… Vous faites le business plan pour vous, mais aussi pour les autres, dans le cadre de la recherche d’un financement : associé, banque etc…. Les parties d’un business plan sont : le pourquoi de ce projet, l’étude de marché (le comportement des cibles, l’entrepreneur, et les concurrents), le gérant et l’équipe qui composent l’entreprise avec leurs expériences et leurs diplômes, la partie financière. Vous constatez que des parties déjà évoquées ci-dessus sera intégrées dans le business plan.
6. Puis faire les démarches administratives pour s’immatriculer :
   • Maintenant, pour s’enregistrer en tant qu’auto entrepreneur, un seul portail : guichet unique. Sur ce site créer par l’état, vous pouvez traiter tous les aspects administratifs. Ainsi, l’objectif est de faciliter la tâche au auto entrepreneur et de passer que par un « outil » pour tout faire et non aller à l’URSSAF, puis au tribunal, puis à la sécurité social … la saisie se fait en 1h, et tout est ensuite fait au niveau des divers structure.
   • Pour les autres régimes (SAS, SARL, EURL…), l’enregistrement est plus long et plus coûteux. En effet, des statuts sont à rédiger au préalable. Ensuite, l’enregistrement au tribunal est à faire. Le retour, avec un KBIS, mets quelques semaines selon le département où vous avez déposé votre dossier. Par la suite, selon votre activité, vous dépendrez de soit la CCI soit de la chambre des métiers.
   • Ensuite, peu importe la forme juridique choisie, un stage est vivement conseillé / recommandé mais pas obligatoire. Par exemple, La CCI de Strasbourg le propose pendant 5 jours.
   • Ne pas oublier de souscrire une assurance Responsabilité Civile. Une assurance décennale est aussi à souscrire pour les entrepreneurs dans le bâtiment. D’autres assurances sont éventuellement à souscrire si vous le souhaitez : contrat de santé complémentaire, contrat de prévoyance …
   • Dès que vous êtes immatriculé, un compte bancaire peut être ouvert, et la souscription d’un prêt peut être fait si vous en avez besoin.

Expérience

Avant de me lancer, j’ai réalisé un bilan de compétence. Puis, j’ai eu plusieurs réunions avec une chargée de la CCI et une chargée de la chambre des métiers pour m’accompagner dans le projet. Elles m’ont guidé dans ma réflexion. J’ai questionné des entrepreneurs réalisant mon métier, pour lever certains doutes. J’ai aussi participé à des webinars pour m’informer, tout au long de ma démarche. Une étude de marché a été faite pour une somme modique. J’ai réalisé faisabilité financière de mon projet via un tableau donné par la chambre des métiers. L’un de ces webinars, des gérants témoignaient. Tous avaient un point commun : la peur de se lancer. En effet, ils se lançaient dans l’inconnu et avant de se lancer, pendant des années, ils trouvaient des prétextes (financier, enfant…). Cependant, aucuns ne regrettaient leur choix et s’ils devaient recommencer, ils feraient la même chose : se lancer.

Les démarches pour se lancer sont faciles. Etre indépendant comporte des avantages et des inconvénients qui peuvent se résoudre facilement. Le plus difficile est l’aspect psychologique. En effet, la réflexion en amont est long et primordiale. De plus, la peur nous paralyse et peut empêcher de passer à l’action en se lançant dans l’entreprenariat. Pour endiguer cette crainte, il faut aussi croire en soi, en ces compétences, en la capacité de pouvoir accompagner les clients. Ainsi, pour vaincre la peur de l’inconnu et de se surpasser, une force en soi doit être trouver.