Déjà exposé dans d’autres articles de blog ou sur mes post, l’assistanat est vaste. Les personnes ne voient qu’une partie de l’iceberg.
Quelles tâches je réalise comme Assistante Commerciale ? Comment je me différentie ?

general : office manager

Tout d’abord, petit rappel sur le métier de l’office manager.
Les assistantes réalisent tous types de tâches très variés, allant de l’accueil physique, accueil téléphonique, taper des rapports, répondre aux mails, classer et archiver des dossiers / documents, gérer les déplacements, planifier des RDV, planifier et organiser des réunions.

Il y a aussi des assistantes qui se spécialisent : Assistante RH, Assistante médicale …

Le but de l’office manager est de faciliter la vie du dirigeant.

Il existe plusieurs intitulés pour réaliser le même travail : secrétaire (assez old school), assistante puis maintenant office manager. Divers fiches de poste existent pour chaque noms, mais les tâches se recoupent.

specificite comme Assistante Commerciale

De mon côté, qu’est ce qui me différentie ?
En plus de mon expérience dans l’entreprenariat comme assistante, j’ai pu me baser sur mes 15 ans d’expériences en banque et dans mes divers métiers du milieu bancaire. De plus, ma vie entreprenariat me permet de développer d’autres compétences.

Grâce à cette force, j’ai développé (et je développe encore) trois domaines d’expertises :
– Administrative 
– Financière 
– Commerciale

Aujourd’hui, j’ai décidé de vous exposer une partie de mon travail : l’assistante commerciale

experiences comme Assistante Commerciale

Mes études (bac + 5) sont orientées sur le marketing et le commerce. J’ai été 3 ans conseillère de clientèle sur 3 orientations : professionnel, particulier et en placement. Comme gérante, je réalise de la prospection pour ma société depuis sa création en novembre 2020, comprenant la stratégie commerciale, la décision des actions à mener selon la stratégie commerciale, la mise en œuvre de ces actions et, après un temps, constater le résultat des ces actions pour réaliser des modifications.
Pour mes clients, je réalise aussi un côté commercial.

tâches réalisées comme Assistante Commerciale

Concrètement, qu’est-ce que je fais ? En effet, cela reste très vaste et flou. Voici les tâches réalisées

• Factures et devis : il y d’abord la facturation, le nerf de la guerre. Et il faut assurer leur paiement. Je réalise l’émission des factures et des devis, et réalisation des relances en cas de non paiement. Ces factures sont pour les particuliers (société de ménage) ou pour les professionnels (mes clients, les locataires professionnels louant un local…).
• Prospection : De plus, j’aide dans la recherche de nouveaux prospects.
  • Via divers supports : téléphone, mail, courrier, internet via l’apparition des clients sur des sites spécifiques ou la création d’une page google my business.
  • Auprès de divers métiers : B to B, B to C
  • Pour le téléphone : c’est à la fois des appels entrants comme sortants
• Stratégie commerciale : Enfin, j’assiste les clients dans la stratégie commerciale, que ça soit dans sa conception, sa mise en place, son suivi, la prise de décision …
• Conseiller les clients, comme sur la stratégie commerciale

Compétences : J’ai des connaissances sur les logiciels de facture tels qu’AXONAUTE, PENNYLANE, HENRRI, INVOICE TO GO… Deux d’entre elles ont été validé par l’état pour la facturation électronique : AXONAUTE et PENNYLANE
Avec chaque client, il y a un nouveau logiciel de facturation par exemple. J’ai la capacité à apprendre. Les logiciels sont généralement intuitifs.

cas concret

1er cas : Mon premier client de mon entreprise était une société d’appel sortant comme entrant dans le B to B comme dans le B to C. Dans ce cadre, j’ai eu plusieurs missions. La 1er était d’appeler des clients particuliers pour des prises de RDV.  La 2eme était d’appeler des clients professionnels pour les inviter à un salon …

2ème cas : plusieurs clients me donnent la gestion de la facturation

3ème cas : un client m’a demandé de contacter des clients particulier via un site internet

4ème cas : un client m’a chargé de la rendre plus visible. J’ai proposé de créer des pages sur des sites spécifiques à son métier. J’ai crée une page google my business. J’ai proposé de me donner des flyers pour les transmettre.

compétences requises

Tout d’abord, l’écoute afin de connaitre les besoins de clients

Ensuite, l’adaptabilité vis-à-vis des besoins des clients, des tâches effectuées. En effet, les besoins des clients évoluent dans le temps. Ces besoins nous enrichissent, en nous permettant de développer nos compétences.

Il y a aussi la proximité car tout le monde a besoin d’avoir un contact avec son office manager

De plus, il y a le goût du contact 

Il faut aussi compter sur l’envie d’apprendre, d’évoluer, de s’adapter à son environnement (légaux, façon de travailler) et de réaliser des tâches très variées

Et enfin, une certaine réflexion par rapport à la stratégie commerciale, adaptée à l’activité de l’entreprise

Vous connaissez présentement toutes mes compétences par rapport à mon travail comme Assistante Administrative. Ceci est amené à évoluer dans le temps, par rapport aux demandes des clients.

Si vous avez des besoins, si vous vous y retrouvez dans les tâches énoncées, n’hésitez pas à me contacter :

via la page contact
par téléphone 06 71 79 49 10
par mail doppler.christine67@gmail.com

Le métier d’Office Manager comprend des tâches très variées. Certaines se spécialisent dans des secteurs. Quelles sont mes spécificités comme Assistante ? Comment, moi, Christine DOPPLER OFFICE MANAGER, j’arrive à me différentier ? 

general : office manager

Les offices manager réalisent tous types de tâches très variés, allant de l’accueil physique, accueil téléphonique, taper des rapports, répondre aux mails, classer et archiver des dossiers / documents, gérer les déplacements, planifier des RDV, planifier et organiser des réunions.

Le but d’une Assistante est de faciliter la vie du dirigeant.

Parfois, certaines secrétaires se spécifient. Cela leur permet de se différentier de leur homologue mais aussi parce qu’on ne peut pas tout savoir. Ces offices manager gagnent en efficacité et en crédibilité dans ce domaine en particulier. Elles auront alors le même langage que leur client / employeur. On trouve par exemple les assistantes RH, les assistantes médicales, les assistantes dans le BTP, les assistantes juridique …
Certaines seront même des assistantes virtuelles, réalisant leur travail uniquement en distanciel.
Par contre, certaines offices manager ont la nécessité d’être présentes (comme les assistantes médicales). D’autres peuvent traiter leur tâche totalement en distanciel.

En cliquant ici, vous trouverez une fiche de poste publié sur le site www.cadremploi.fr .

specificite de christine doppler office manager

Moi, Christine DOPPLER Office Manager, qu’est ce qui me différentie des autres ?
En plus de mon expérience dans l’entreprenariat comme Assistante depuis novembre 2020, j’ai pu me baser sur mes 15 ans d’expériences dans divers métiers dans le milieu bancaire. De plus, ma vie entreprenariat me permet de développer d’autres compétences.

Grâce à cette force, j’ai développé (et je développe encore) trois domaines d’expertises :
– Assistante Administrative 
– Assistante Financière
– Assistante Commerciale

Dans 3 articles de blog, je mets en avant chacune de ces spécificités.

Aujourd’hui, concentrons nous sur l’Assistante Administrative

tâches réalisées comme office manager

Concrètement, qu’est-ce que je fais ? En effet, cela reste très vaste et flou. Voici les tâches réalisées

• Préparer des déplacements : achat des billets de train, choix et réservation de chambre d’hôtel, réservation de restaurant, modification de ces réservations …
• Gérer le planning : prise de rendez-vous, rappel des rdv…
• Rédiger et mettre en page des rapports
• Réaliser les achats : réalisation des achats et de leur suivi (comme la confirmation des achats)
• Traiter le courrier : récupérer le courrier puis le traiter. 
• Gérer la boite Mails : répondre aux mails allant de la confirmation des achats, à la confirmation d’une candidature pour la location d’un appartement, l’avertissement d’une future réunion de copropriétaire, la demande de confirmation de la réalisation d’un devis, répondre aux demandes des locataires, transmettre des informations pour un client …
• Demander des devis : demander des devis assurance, ou des devis auprès de déménageur
• Créer et gérer des devis et des factures : les créer, les envoyer, les relancer …
• Traiter des dossiers : gestion de dossier ponctuel tel que
  • Déménagement 
  • Pension de réversion 
  • Demande de retraite 
  • Travaux : réaliser les travaux sur un bien immobilier, comme l’étanchéité du toit, ou réparer un climatiseur.
• RH : paiement du salaire, déclaration des salaires, procédure de licenciement, rédaction d’un contrat de travail
• Classer / archiver des dossiers

cas concret

1er cas : Suite à un décès, il y a été décidé d’arrêter de louer un bureau. Il n’y avait aucun intérêt de garder le bureau et des économies pour la famille ont permis d’être faite.

Un déménagement a donc dû être organisé. Dans ce cadre, la famille a tout d’abord décidé de garder tels ou tels meubles et objets. Ensuite, des entreprises de déménagement sont passées pour réaliser des devis. En parallèle, il fallait choisir comment nous allions stocker certaines archives. Après le choix du déménageur, il fallait choisir une date, ainsi que de mettre certaines choses dans des cartons. Pour finir, des dons étaient à faire auprès d’EMMAUS, une entreprise spécialisée dans le débarras devait passer, avant que la société de ménage nettoie les locaux avant la remise des clés.

2eme cas : le courrier
Pour l’une de mes clients, dans le courrier, il y a plusieurs éléments.
Tout d’abord, des factures sont à payer. La dedans, il y a des PV de stationnement, des factures de jardinier etc…
Ensuite, des publicités à jeter apparaissent.
De plus, des documents sont à transmettre à des tiers. Les extraits de comptes sont à envoyer au comptable.
S’ajoute des demandes de complétude suites à des dossiers, comme transmettre des documents complémentaires pour la pension de réversion ou la demande de retraite.
Enfin, le courrier contient des documents importants à conserver, voir en sus à traiter. La dedans, il y a les Procès Verbal d’Assemblée Générale d’une copropriété (document à garder 5 ans). Il y a les PV d’AG pour les structures où il faut signer, transmettre au tribunal puis garder les documents. 

compétences requises

Tout d’abord, l’écoute afin de connaitre les besoins de clients

Ensuite, l’adaptabilité vis-à-vis des besoins des clients, des tâches effectuées. En effet, les besoins des clients évoluent dans le temps. Ces besoins nous enrichissent, en nous permettant de développer nos compétences.

Il y a aussi la proximité car tout le monde a besoin d’avoir un contact avec son office manager

De plus, il y a le goût du contact 

Il faut aussi compter sur l’envie d’apprendre, d’évoluer, de s’adapter à son environnement (légaux, façon de travailler) et de réaliser des tâches très variées

Et enfin, parce qu’il y a des tâches variées, il faut avoir des connaissances variées (RH, immobilier…)

Vous connaissez présentement toutes mes compétences par rapport à mon travail comme Assistante Administrative. Ceci est amené à évoluer dans le temps, par rapport aux demandes des clients.

Si vous avez des besoins, si vous vous y retrouvez dans les tâches énoncées, n’hésitez pas à me contacter :

via la page contact
par téléphone 06 71 79 49 10
par mail doppler.christine67@gmail.com

Face à la canicule, qui est impacté ? Comment cela se ressent ? Quel est le lien entre la canicule et l’assistanat ? Quelles sont les chiffres ? Dans ce blog, je montre l’impact des fortes chaleurs sur divers métiers, dont le métier de l’assistanat. Des solutions déjà existantes et envisagées y sont présentées.

impact de la canicule

L’organisation international du travail nous informe que l’augmentation de la température à un impact sur la productivité. Quand les températures sont supérieures à 32 °C, la productivité baisse de 40 % et au dessus d 38 °C, elle chute de 68 %.

Cela a un impact direct sur les personnes travaillant dehors, comme le personnel du bâtiment, les paysagistes, les maîtres nageurs, les déménageurs etc… La hausse du thermomètre a aussi un impact sur les transports et leur infrastructure, avec des trains tombant en panne. Ainsi, la CTS (Compagnie des Transports Strasbourgeois) a averti la baisse des fréquences des bus / tram à cause du matériel.

Dans l’agriculture, la production laitière des animaux (vaches, brebis etc) baissent aussi. En fonction du moment où intervient la canicule, les récoltes sont plus ou moins bonnes (graines plus petites notamment).

Parce qu’il fait chaud, on constate aussi que les personnes ne sortent pas les après midi. Certains commerces vendent donc moins. Les personnes ne profitent pas des terrasses. Cependant, d’autres secteurs voient leurs ventes explosées (climatiseur, glace, les piscines publics…). 

Ainsi, 25 à 30 % de l’économie du pays est météosensible.

canicule et l’assistanat

De manière plus générale, des études documentées montrent que les métiers plus intellectuels, sont aussi impactés.

Ainsi, par exemple, chez les étudiants, au dessus d’une température, une hausse d’un degré fait baisser la note d’1/2 point. Alors, la note d’un contrôle de math peut passer de 14 à 13.5 à cause de la chaleur.

Les canicules ont donc un impact indéniable sur l’ensemble des travaux, intérieurs comme extérieurs. 

De plus, le corps humain consomme plus d’énergie à maintenir sa température corporel durant les fortes chaleurs que pendant les vagues de froids.  S’ajoute au fait que le corp fatigue aussi plus pendant les vagues de chaleur.

Les assistantes souffrent comme les autres de la chaleur. Ainsi, leur concentration est impacté, comme pour les autres métiers intellectuels. 

solutions face à la canicule

Pour y palier, des solutions sont proposées, comme installer des climatisseurs, de faire la sieste aux heures les plus chaudes. L’écologiste Marine TONDELIER a proposé d’instaurer 5 jours de congés à poser lors de canicule afin que les travailleurs puissent rester chez eux. En effet, l’année passée, une 20taine de travailleur est décédé en Espagne suite aux canicules.

D’autres astuces connues sont déjà appliquées :
– travailler en heures décalés : commencer le travail plus tôt et s’arrêter autour de 13 ou 14h), 
– fermer les volets aux heures les plus chaudes, 
– boire plus d’eau,
– mettre à disposition des fontaines d’eau,
– permettre aux métiers extérieurs de prendre des pauses plus fréquentes (tous les 20) afin de se rafraichir …
– s’installer dans un endroit frais comme climatisé pendant 2 heures, comme dans une salle de cinéma, magasin, afin que l’organisme puisse se reposer

Vous aurez compris, la canicule a un impact dans tous les secteurs, sur tous les métiers, d’une manière plus ou moins importante. Conclusion, la canicule fait baisser l’économie.
Prenez soin de vous pendant ces périodes difficiles, plus dangereuse pour l’organisme, en appliquant les gestes simples indiqués ci dessus.  

Si vous avez des questions, vous pouvez me contacter via la page contact de mon site web ou par mail (doppler.christine67@gmail.com) ou par téléphone (06 71 79 49 10).
Ainsi, nous pourrons échanger sur vos besoins, vous pourrez me poser vos questions et enfin, nous pourrons voir comment nous pouvons collaborer ensemble.

Quelle est la partie visible de l’iceberg ? Quelle est la partie invisible ? Le métier d’assistante administrative et financière est plus vaste et complexe que ce qu’on pense et imagine.

partie visible du métier d’assistante administrative

On pense souvent que l’administratif, c’est simplement “remplir des papiers”.

La dedans, on inclut les appels, gérer les déplacements, répondre à des mails, télécharger un document.

Mais en réalité, ce que l’on voit n’est que la partie visible de l’iceberg.

partie invisible du métier d’assistante administrative

Derrière chaque démarche, il y a souvent beaucoup plus : comprendre la situation, vérifier les documents, suivre les dossiers, relancer les organismes, échanger avec le personnel de l’organisme par mail ou par téléphone, anticiper les prochaines étapes… et parfois simplement prendre le temps d’expliquer et de rassurer.

Par exemple, un déménagement, cela n’est pas juste aller d’un point A à un point B, cela nécessite
– de savoir ce qu’on garde, ce qu’on jette, ce qu’on donne …
– démarcher et échanger avec des entreprises de déménagement pour obtenir un devis, définir la date du déménagement
– choisir une des sociétés 
– préparer le déménagement 

Autre exemple, pour une demande de retraite ou une pension de réversion, il ne suffit pas uniquement de transmettre des papiers, il faut aussi connaitre la situation. Quelle est la carrière de la personne (militaire, agricole, fonctionnaire, cadre, non cadre etc …) ?

Le métier de l’assistante administrative est donc plus complexe, vaste que ce que l’on pense

quel est le travail d’une assistante ?

Le travail est très varié, pouvant comprendre des spécificités vis à vis des métiers. Cela passe par
– Dossiers : déménagement, retraite, pension de réversion,
– Côté RH : procédure de licenciement, établissement de contrat, fiche de paie, le paiement du salaire …
– Paiement : des fournisseurs en réalisant les virements
– Clients : avec l’établissement des factures ou des devis, comprenant le suivi
– Rédaction de contrat : immobilier par exemple
– Achats : en passant les commandes auprès des fournisseurs
– Réalisation de dossier spécifique : répondre à des appels d’offre (dans le BTP), transmettre des dossiers d’aide…
– Obtention de certification : Qualiopi, ISO 9001 par exemple
– Transmission des données comme chez les professions médicales au niveau de la sécurité sociale et les rapports médicaux aux confrères
– Gestion des déplacements et de l’agenda : avec notamment l’achet de billet de train, la réservation de restaurant, l’accompagnement dans le choix d’un hôtel et sa réservation etc…

Il existe pleins de fiches de poste : ce lien n’est qu’un exemple parmi d’autres.

Les intitulés d’une assistante ?

Une assistante peut avoir énormément d’intitulé.

De façon générale, nous pouvons trouver les termes de Secrétaire ou d’Assistante. Tout récemment, le nom d’Office Manager est sorti, voir même l’Assistante Virtuelle.

Ensuite, il y a la possibilité de ce spécialiser. Ainsi, en découle des postes telles que Assistante Administrative, Assistance Commerciale, Assistante RH, Assistante Médicale, Assistante Dentaire, Assistante de Direction, Secrétaire de Direction, Assistante BTP, Assistante Logistique, Assistante SAV, Assistante Comptable, Assistante Export, Assistante de Gestion, Assistante Financière … 

conclusion

L’administratif peut vite devenir lourd à gérer, aussi bien pour les particuliers que pour les dirigeants d’entreprise.

Mon rôle est justement d’être là pour structurer, suivre et simplifier ces démarches, afin que vous n’ayez plus à porter seul(e) toute cette charge.

Parce que derrière chaque dossier administratif et financier, il y a souvent bien plus que des papiers.

Vous comprendrez alors que le métier d’assistante administrative est un maillon essentiel de l’entreprise. Tout ne peut alors pas être fait par le gérant, ni être traiter par l’IA. 

Etant donné que l’été arrive, les jours rallongent, avec le beau temps en prime. Vous avez sûrement envie de profiter de la météo au lieu de vous embêter avec les démarches. De plus, beaucoup ressente l’envie de faire le tri, et ceci avant les vacances d’été. Et si le renouveau passe aussi par l’administratif.
Pour cela, pour un accompagnement personnalisé, vous pouvez me contacter via la page contact de mon site web ou par mail (doppler.christine67@gmail.com) ou par téléphone (06 71 79 49 10).
Ainsi, nous pourrons échanger sur vos besoins, vous pourrez me poser vos questions et enfin, nous pourrons voir comment nous pouvons collaborer ensemble.