L’administratif n’est parfois pas une tâche aisée. Les 5 erreurs à éviter seront citées. La solution : les assistantes administratives à temps partagé. Pourquoi ? Les explications sont évoquées ci dessous.

procrastiner la partie administrative

Pourquoi ?
Tout d’abord, parce qu’on ne sait pas le faire.
Après, parce que cela prend trop de temps.
Ensuite, ce n’est pas une priorité, d’autres choses plus urgentes sont à traiter.
Il y a aussi le fait qu’on n’aime pas traiter les tâches administratives.
De plus, à noter qu’à force, en voyant le tas grossir, cela démotive.
Enfin, on n’y comprend rien, on n’est pas doué pour ça.
J’ai oublié, la fatigue peut jouer en défaveur.
S’ajoute aussi le fait que le traitement de l’administratif est chronophage
Et il y a tellement d’autres raisons.

Le résultat est là : les papiers s’accumulent jusqu’au point où on a des relances (du comptable pour le bilan, d’un prestataire pour payer la facture…)

melanger vie privée et vie professionnelle

On réalise les tâches pendant le weekend car on n’a pas le temps la semaine. Les relances de tiers nous obressent.
Les chiffres sur le nombre d’heure par semaine ont déjà été donnés et sont éloquants.
Dans ce contexte, on ne se repose pas. Une surcharge mentale est là.

vouloir gerer tout tout seul

Cependant, personne est wonder woman ou superman. Personne est excellent dans tout. Il faut savoir parfois déléguer pour se libérer du temps, surtout sur des tâches où on est moins performant dans le but de se concentrer sur son cœur de métier.
La partie administrative peut être aisément déléguer.

Au début, cela est compliqué de se faire accompagner par une assistante administrative, faute de moyen mais aussi parce qu’on peut encore tout gérer. Cependant, avec le temps, vous aurez de plus en plus de client et donc de moins en moins de temps pour l’administratif (et alors aussi les moyens).

aller trop vite sur la partie administrative

Faute de temps, on traite les tâches trop rapidement. Ceci n’est ni fait ni à faire car il sera traité à la va vite et donc éventuellement mal traité.
L’administratif n’est pas forcément une tâche à prendre à la léger. Parfois, mal le traiter peut être lourde de conséquence. 

oublier des relances

Parce qu’on est débordé, qu’on procrastine, on passe à côté de certains points importants pouvant nous aider à améliorer notre entreprise, comme réaliser les relances sur les devis, ou sur les impayées ou encore sur les mails de prospect ou passer à côté des relances fournisseurs.

solutions : assistantes administratives

DELEGUER les tâches administratives à un Office manager permet de

1 – diminuer sa charge mentale et avoir de nouveau du temps pour soi

2 – gagner un temps précieux

3 – améliorer la qualité et en fiabilité

4 – optimiser la productivité et la croissance de son entreprise

5 – traiter uniquement sur son cœur de métier

6 – gagner en flexibilité et en réactivité

7 – améliorer son entreprise à moindre coût grâce au temps partagé proposé par l’assistante administrative

Vous l’aurez compris, être epauler par une assistante administrative, à un moment donné, est judicieux et devient nécessaire. Cela devient, à un point, essentiel pour votre qualité de vie et pour l’image de votre société.
De plus, les assistantes administratives ont le sens du service, de l’accompagnement. Le zoom sur webzine explique bien mon travail d’assistante, et la notion de temps partagé. 

Dans ce contexte, vous pouvez me contacter via la page contact de mon site web ou par mail (doppler.christine67@gmail.com) ou par téléphone (06 71 79 49 10).
Ainsi, nous pourrons échanger sur vos besoins, vous pourrez me poser vos questions et enfin, nous pourrons voir comment nous pouvons collaborer ensemble.

Savez vous combien de temps passe une entreprise sur les tâches administratives ? Quelle est la proportion des entrepreneurs dans la phobie administrative ? L’administratif prend une place permanente chez les entrepreneurs. Pour certain, c’est une vraie bête noire. Dans ce blog, je donne quelques chiffres surprenants ainsi que les explications mais aussi des solutions. L’office manager peut aider dans les tâches administratives récurrents.

chiffres sur le temps passe sur les tâches administratives

Selon clockify, 36% du temps de la semaine d’un entrepreneur est consacrée aux diverses tâches administratives.
Selon la BPI (Bpifrance – Servir l’Avenir), une PME peut perdre jusqu’à 140 jours par an uniquement à cause de la gestion administrative.
Selon l’INSEE, en 2022, la durée habituelle des artisans / commerçant non salariés était de 47,9 H par semaine (hors administratif). Imaginez alors si l’artisan ou le commerçant doit en plus rajouter 1/3 de ce temps en plus dans la paperasse. Ceci est donc une vraie surcharge.  
Selon plusieurs études récentes, 1/3 des entrepreneurs ont une phobie administrative.

QU’Y A-T-IL DERRIERE CES CHIFFRES ?

Les tâches administratives sont récurrentes. En effet, tous les jours, il faut répondre aux courriers, aux mails. Tous les mois ou tous les trimestres, il faut envoyer les documents au comptable. Tous les mois, il faut gérer les devis et les factures à savoir les créer et les suivre, mais aussi payer les factures reçues …

De plus l’entrepreneur est un vrai couteau suisse puisqu’il doit savoir réaliser son cœur de métier, être commerciale, réaliser la communication …
Il est donc parfois difficile à l’entrepreneur de pouvoir tout gérer ou d’apprécier cet aspect. 

POURQUOI L’ADMINISTRATIF PREND AUTANT DE TEMPS ?

Les explications de cette phobie peuvent être les suivantes

• Manque de compétence : l’entrepreneur excelle dans son métier, pas forcement dans d’autres.
• Manque d’automatisme : quand on traite tous les jours, des automatismes sont mises en place, ce qui n’est pas le cas quand on s’y attèle de façon sporadique.
• Complexité du processus
• Stress de faire une erreur
• Phobie / l’anxiété dans la réalisation des tâches administratives
• Incompréhension de la nécessité de devoir réaliser cette tâche avant telle date, ou de la nécessité d’imprimer en x exemplaires, par manque de connaissance

De plus l’entrepreneur est un vrai couteau suisse puisqu’il doit savoir réaliser son cœur de métier, être commerciale, réaliser la communication …

CONSEQUENCES

Les tâches administratives sont chronophages. Par exemple, il faut envoyer tous les mois ou tous les trimestres les papiers au comptable pour réaliser le bilan.

Les conséquences sont qu’il perd du temps, de la patience, et mets éventuellement ces tâches de côté. Cependant, certaines structures (comme les comptables), parce que vous ne les traitez pas, va vous relancer.

Tout cela engendre une surcharge mentale, du stress complémentaire.

SOLUTIONS POUR TRAITEr lEs tâches administratives 

Tout d’abord, l’informatique peut aider. Dans ce cas, prendre un moment pour éventuellement automatiser les outils pour faire gagner du temps. Par exemple, pour les factures, des outils existent et permet de rajouter rapidement des options.

Ensuite, il y a l’utiliser de l’intelligence artificielle. Il en existe beaucoup, la plus populaire étant tchatGBT.

Puis, dans l’agenda, pour ne pas se faire prendre par certaines tâches, se bloquer des après-midis dédiées à cela : tous les 1^er jeudis matin du mois, je transmets ma comptabilité, tous les derniers jours du mois, je passe une heure à émettre les factures…

Enfin, il y a toujours la possibilité de faire appel à un tiers pour se faire accompagner. Même si cela a un coup, au bout d’un moment, c’est une nécessité et vous aurez un retour positif comme pouvoir vous concentrer sur votre cœur de métier, s’apercevoir d’éventuelles erreurs.

De plus l’entrepreneur est un vrai couteau suisse puisqu’il doit savoir réaliser son cœur de métier, être commerciale, réaliser la communication …

OFFICE MANAGER : comment peut il aider ?

L’assistante Administrative assiste les entrepreneurs pour les soulager dans leur quotidien afin de se concentrer dans leur cœur de métier. Il aide à faire les meilleurs choix, à automatiser les outils et sont malléables.

Vous avez compris, les chiffres sont éloquents : l’administratif est une tâche récurrente et lourde. Elle prend énormément de temps dans le planning déjà bien chargé d’un entrepreneur. Elle prend aussi beaucoup d’énergie quand on n’a pas l’habitude, quand cette énergie et ce temps pourrait être utiliser de façon plus efficace par l’entrepreneur. Elle passe donc régulièrement en second plan pour la plupart des entrepreneurs. Pour cela, des solutions vous ont été apportées.
Pour obtenir de l’aide, vous pouvez me contacter via la page suivante Contact – Christine-Doppler.fr

Qu’est ce qu’est le Mécénat? Pourquoi et comment le faire ? Comment le prépare t on ? 

Ce blog explique ce qu’est le mécénat, les raisons qui poussent certaines sociétés à le faire et comment bien choisir les entreprises ou associations soutenues.  
J’espère que ce blog vous permettra de réfléchir sur la manière de faire du mécénat et d’éventuellement l’utiliser comme vecteur de visibilité comme un autre. 

definition du mecenat

Tout d’abord, commençons par une définition.
Selon le site du gouvernement de la culture, je cite « le mécénat se définit comme « le soutien matériel apporté, sans contrepartie directe de la part du bénéficiaire, à une œuvre ou à une personne pour l’exercice d’activités présentant un intérêt général. »

pourquoi etre mecene ?  

 Il y a plusieurs raisons à cela :

1. La communication : c’est une certaine forme de communication, comme une autre. Cela permet au mécéne d’avoir une visibilité via les supports de communication de l’entité soutenu. Si le projet abouti, si l’entité soutenu connait une notoriété plutôt favorable, l’entreprise aura en tirera des points positifs. 

2. L’image : Le mécéne aura une image positive de ce soutien, surtout si cela est pour la bonne cause. Cela permet de renforcer son image de responsabilité sociale, tisser des liens avec la communauté.  Ainsi, cela permet de développer la notoriété de la société mécéne.

3. La participation : la société va choisir de soutenir des entités et des causes qui lui tiennent à cœur. 

4. L’attractivité : cela peut permettre d’accroitre l’attractivité de son territoire en soutenant des projets ou des entreprises.

5. L’avantages fiscales : La loi autorise votre entreprise à déduire jusqu’à 60 M du montant total du don, dans la limite de 0,05% de son chiffre d’affaire annuel. 

6. L’engagement : que ça soit sociale ou environnementale. Elle permet d’avoir un impact direct localement. D’autres associations, via le mécénat, réaliseront des projets pour la sauvegarde de la nature et de la biodiversité.  

comment choisir les associations ou entreprises ?

A mon sens, trois critères rentrent en jeu :

1. La cible : qui voulez vous atteindre en réalisant le mecenat ? Si vous souhaitez atteindre des particuliers personnes âgées, il est préférable de choisir une association pour personnes âgées tel que l’ABRAPA par exemple.
2. L’intérêt : qu’est ce qui vous tient à coeur ? Quelles sont vos valeurs ? Si l’une de vos valeurs est la proximité ou l’écologie ou l’assistanat, vous allez choisir des associations prônant l’une ou l’autre de ces points. 
   3. L’image : quelle image voulez vous donner ? Ainsi, le choix de l’association soutenu donne une image de votre entité. Si vous soutenez un partie, cela donne le ton

Est ce que tous les associations réalisent du mécénat ? Comment les associations le proposent elles ?

J’ajoute que certaines entreprises faisant du mécénat demande un montant minimum. Pour cela, il propose des packages et en échange, vous avez des contreparties. Ainsi, l’Orchestre Philharmonique de Strasbourg propose divers « packages » mécénats, autant pour les entreprises comme pour les particuliers.
D’autres entités, le montant donné est à votre guise, là aussi pour une contrepartie. Ainsi, le théâtre de la choucrouterie de Strasbourg vous propose une visibilité sur leurs divers supports, pour un don dont le montant est à votre guise.

Dans le cas où il faut apporter un montant minimum, cela ajoute une « questionnement » complémentaire.

Il y a donc une réflexion  à avoir afin
– de savoir si le mécénat est un vecteur de communication comme une autre
– si oui, de bien choisir qui nous soutenons, pour combien, si on a les moyens 

est ce que toutes les associations proposent du mecenat ? comment les associations le proposent elles ?

J’ajoute que certaines entreprises faisant du mécénat demande un montant minimum. Pour cela, il propose des packages et en échange, vous avez des contreparties. Ainsi, l’Orchestre Philharmonique de Strasbourg propose divers « packages » mécénats, autant pour les entreprises comme pour les particuliers.
D’autres entités, le montant donné est à votre guise, là aussi pour une contrepartie. Ainsi, le théâtre de la choucrouterie de Strasbourg vous propose une visibilité sur leurs divers supports, pour un don dont le montant est à votre guise.

Toutes les associations ne proposent pas de soutien par le mécénat. Elles préféreront opter pour les dons. Certaines n’en ont pas besoin, au vue de leur fonctionnement car les adhésions suffisent.

Dans le cas où il faut apporter un montant minimum, cela ajoute une « questionnement » complémentaire.

soutien

Pour ma part, cette année et pour la première fois, j’ai sauté le pas.
J’ai décidé de soutenir deux entités culturelles locales : l’orchestre philharmonique de Strasbourg (à titre privée) et la choucrouterie (via mon entreprise). Ainsi, j’aide à maintenir aussi l’humeur et la langue Alsacienne.
En plus de soutenir la culture locale, je cible les particuliers qui peuvent être eux même des chefs d’entreprises comme des commerçants, des artisans, des professions libéral.

Si cela fonctionne, j’envisage de continuer mon accompagnement à ces structures, mais d’en aider d’autres, liées plus sur l’humain.

Il y a donc une réflexion  à avoir afin
– de savoir si le mécénat est un vecteur de communication comme une autre
– si oui, de bien choisir qui nous soutenons, pour combien, si on a les moyens Voilà, vous savez présentement un peu plus sur le mécénat, sur pourquoi et comment l’utiliser.
– y ai je besoin pour mon entreprise ?
J’espère que ce blog vous accompagnera dans votre réflexion sur qui soutenir, le montant de ce soutien, à qui je m’adresse en soutenant tel entité, et quel est l’impact de ce soutien sur l’image de mon entreprise.

 Si vous avez des questions à ce sujet, vous pouvez prendre attache via la page contact ou m’appeler directement au 06 71 79 49 10.