Déjà exposé dans d’autres articles de blog ou sur mes post, l’assistanat est vaste. Les personnes ne voient qu’une partie de l’iceberg. Quelles sont les spécificités de ce métier d’Assistante. Comment j’arrive à me différentier ?
Aujourd’hui, j’ai décidé de vous exposer une partie de mon travail comme Assistante Financière l’aspect financier.
general : office manager
Tout d’abord, petit rappel sur le métier de l’assistanat.
Les assistantes réalisent tous types de tâches très variés, le but étant de faciliter la vie du dirigeant.
Parfois, certaines assistantes se spécifient, pour se différentier de leur homologue. Ces assistantes gagnent en efficacité et en crédibilité dans un domaine en particulier. Cette différentiation est soit un choix stratégique, soit se justifie par leur expérience.
specificite de christine doppler comme office manager
De mon côté, qu’est ce qui me différentie ?
En plus de mon expérience dans l’entreprenariat comme assistante, j’ai pu me baser sur mes 15 ans d’expériences en banque et dans mes divers métiers du milieu bancaire. De plus, ma vie entreprenariat me permet de développer d’autres compétences.
Grâce à cette force, j’ai développé (et je développe encore) trois domaines d’expertises :
– Assistante Administrative
– Assistante Financière
– Assistante Commerciale
Aujourd’hui, concentrons-nous sur le domaine de l’assistante financière.
experience comme Assistante Financière
Mon 1er poste était analyste financière. Dans ce cadre, j’analysais les bilans. Je connais les soldes intermédiaires de gestion, je sais les calculer, je sais les comparer par rapport au reste du marché.
De plus, grâce à un de mes diplômes en tant que responsable en gestion, j’ai des connaissances en gestion et donc au calcul des coûts.
Comme gérante, je dois y porter une attention au tarif à appliquer, lié à ces fameux coûts.
- L’aspect financier est un élément clé de prise de décision pour la pérennité de l’entreprise
Au vue de ces expériences, accompagner mes clients comme Assistante Financière me parait être une évidence.
Je travaille majoritairement en distanciel. Cependant, le présentiel est nécessaire pour échanger avec le dirigeant sur certaines problématiques, comprendre le contexte et aussi présenter les chiffres pour mieux les faires comprendre.
Enfin, pour mes clients, j’ai été amené à calculer les coûts. Le but était de constater si les prix proposés (et payés) étaient suffisants et le cas échéant, prendre une décision. In fine, si le prix n’était pas suffisant, l’augmentation du prix permet à l’entreprise d’être pérenne et d’avoir une meilleure stabilité financière.
tâches réalisées comme Assistante Financiere
Concrètement, qu’est-ce que je fais ? En effet, cela reste très vaste et flou. Voici les tâches réalisées
- Virements : paiements des fournisseurs, paiement des PV
- Rapprochement : contrôler le paiement des factures clients
- Calcul des coûts : je calcule combien coûte une heure de travail, afin de facturer aux clients avec une marge.
- Prévisionnel : établissement d’un prévisionnel
- Gestion de l’entreprise : en apportant des conseils grâce au chiffre, permettant à la prise de décision.
- Relation avec des tiers tel que la transmission des éléments aux comptables pour l’établissement des bilans. Cela passe par l’envoie des factures fournisseurs, des tickets des achats, les factures clients et les relevés bancaires.
- Conseiller sur des nouveaux aspects du métier, comme la facturation électronique, ce que doit contenir une facture…
- Analyse du bilan, capacité de lire le bilan, connaissance des soldes intermédiaires de gestion et capacité à les calculer
cas concrets
Pour l’une de mes clients, plusieurs prestataires lui avaient indiqués que ces prix n’étaient pas adaptés, à savoir pas assez cher. Je l’avais aussi constaté et exprimé au début de notre collaboration.
Pour étayer mes propos, je lui ai calculé les coûts de son entreprise par heure. Je l’ai comparé au prix appliqué et à la 3eme réunion, je lui ai exposé les chiffres.
La clientèle a réalisé concrètement le décalage entre le coût et le prix appliqué et ainsi à réaliser la pertinence des propos des divers prestataires vis à vis de ces prix.
Ceci a permet à la cliente de se décider à augmenter ces prix, en vue de pérenniser son entreprise.
–> Dans certains cas, il faut aller plus loin que la prestation demandée, dans l’intérêt du client, comme du sien.
2ème cas concret : pour plusieurs clients, je transmets les documents au comptable pour l’établissement du bilan mais aussi pour la déclaration TVA.
Pour cela, je m’adapte au client en terme de la méthode utilisée pour envoyer les documents, notamment en terme de logiciel (isuite, pennylane…), en terme de périodicité (annuel, mensuel, trimestriel).
La transmission des document se fait durant toute l’année. Cette aide peut être fait donc durant l’année ou ponctuellement pour l’établissement des bilans.
Dans ce cadre, une offre est toujours en cours, occasionnellement ou durant toute l’année. Cette offre se trouve dans le blog en cliquant ici.
compétences requises
Tout d’abord, l’écoute afin de connaitre les besoins de clients
Ensuite, l’adaptabilité vis-à-vis des besoins des clients, des tâches effectuées. En effet, les besoins des clients évoluent dans le temps. Ces besoins nous enrichissent, en nous permettant de développer nos compétences.
Il y a aussi la proximité car tout le monde a besoin d’avoir un contact avec son office manager
De plus, il y a le goût du contact
Il faut aussi compter sur l’envie d’apprendre, d’évoluer, de s’adapter à son environnement (légaux, façon de travailler) et de réaliser des tâches très variées
Parce qu’il y a des tâches variées, il faut avoir des connaissances variées, avoir la passion des chiffres
Enfin, la réflexion sur la meilleure stratégie concernant la stabilité financière est aussi à mettre en avant.
Vous connaissez présentement toutes mes compétences par rapport à mon travail comme Assistante Financière. Ceci est amené à évoluer dans le temps, par rapport aux demandes des clients.
Si vous avez des besoins, si vous vous y retrouvez dans les tâches énoncées, n’hésitez pas à me contacter :
via la page contact
par téléphone 06 71 79 49 10
par mail doppler.christine67@gmail.com
