Dans la plupart des cas, une assistante administrative est rattachée à une entreprise, comme employée. Cette assistante peut aussi être indépendante. Comme dans tous autres métiers, devenir indépendant tente à se développer dans le métier de l’assistanat. Ainsi, l’assistante va donner de son temps à plusieurs personnes et donc être à temps partagé. Cependant, qu’est-ce qu’une assistante administrative indépendant ? Que fait elle au quotidien ? Quelles tâches lui incombent ? pourquoi y recourir (= argumentaires pour les futures assistantes) ? Comment peut-elle créer sa structure ? Quels sont les tarifs pratiqués ?
Que fait une assistante administrative indépendante ?
Un(e) assistant(e) administratif(ve) est une personne qui offre des services administratifs à des particuliers comme aux professionnels (TPE, PME, association) souhaitant déléguer leur gestion administrative où divers tâches administratives peuvent lui être confiées. Elle peut ouvrir son activité sous la forme d’auto entrepreneur comme sous les autres formes juridiques. Elle accordera du temps pour divers missions pour divers clients.
Quelle tâche peut on confier à l’assistante administrative indépendante ?
L’assistante Administrative a la possibilité d’intervenir pour les tâches suivantes :
- Rédaction des notes, réalisation de frappe ;
- Participation à la communication interne comme externe : cela passe par les notes de service au site web.
- Gestion de l’agenda
- Gestion du courrier et des mails : réception de ces derniers et y répondre
- Gestion des factures / devis : établir et relancer les devis et les factures, payer des factures fournisseurs arrivées par courrier par mail ou courrier
- Pré Comptabilité : envoie les factures auprès du comptable, gestion des pièces comptables, ou tout autre tâche n’impliquant pas l’utilisation du plan comptable. En effet, l’assistante ne peut pas passer d’acte comptable, puisqu’elle n’a pas le diplôme réglementé adéquat
- Gestion des dossiers administratives pouvant être spécifique selon le domaine d’activité de l’entreprise.
- Réalisation de formalités administratives : Ici, ainsi, elle peut gérer les demandes de retraite
- Gestion des commandes : voir les stocks, passer les commandes, dans certains cas, les vérifier
- Encadrer le personnel.
- Classement : des papiers, des dossiers
- Relance
- Gestion budgétaire : prévisionnel, suivi de trésorerie …
- Accueil téléphonique et physique
- Assistance pour les formalités bancaires.
- Organisation d’évènement tel que banquet, fête de fin d’année
- Organisation des déplacements
- Formalités diverses avec les tiers : clients, fournisseurs, administration, associés et employés
- Gestion des notes de frais
- Prise de commande : les commandes achat notamment
Ces tâches sont proposées à la fois pour les particuliers comme pour les entreprises. Les clients ne sont pas obligés de demander à l’assistante de réaliser toutes ces tâches.
Pourquoi recourir à une assistante administrative indépendante ?
Pour les entreprises, cela leur permet de réduire leurs charges salariales. En effet, l’assistante va facturer en fonction du volume horaire effectué ou sous forme de forfait. De plus, il y a possibilité d’arrêter le contrat plus facilement sans payer des frais de licenciement et sans délais de préavis. Enfin, cela ne nécessite pas d’embaucher quelqu’un.
Pour les entreprises, comme pour les particuliers, il y a un gain de temps. Ainsi, cela décharge le dirigeant pour se concentrer sur son cœur de métier ou pour le particulier de s’atteler à d’autres activités. De plus, l’assistante maîtrise mieux les rouages du métier, elle possède des automatismes. Il y aura donc une efficacité certaine.
De plus, la flexibilité et la souplesse sont les mots clés : il y a une flexibilité en termes de la variété des tâches à remettre à l’assistante pouvant changer d’une semaine à l’autre, mais une souplesse en termes du nombre d’heures que le gérant ou le particulier lui convie d’une semaine à l’autres ainsi que l’arrêt ou la reprise du contrat à tout moment. Tout cela varie en fonction des besoins des clients.
Enfin, le dernier mot : simplicité / facilitateur. En effet, certains personnes sont « allergiques » aux papiers et aux démarches administratives. L’assistante administrative indépendante leur facilitera leur vie, pour quelques heures dans la semaine ou dans le mois.
Pourquoi devenir indépendant ?
Il y a beaucoup d’avantages à être indépendant :
- faire ce qu’on veut quand on veut
- sélectionner ces collaborateurs et ces clients
- choisir nous-mêmes nos objectifs
- décider de la façon de travailler, la manière de faire selon ces convictions et ainsi être en phase avec soi même
- définir sa stratégie selon ces envies, ces valeurs, ces besoins
- et encore plein d’autres raisons propres à chacun
Attention cependant à savoir se préserver en
- poser des limites en termes d’horaire par exemple, ou se prendre des congés de temps en temps, de ne pas travailler le weekend
- et à savoir dire non ou se dire stop.
Qui peut devenir indépendant ?
Tout le monde peut devenir indépendant : Les étudiants, les salariés (demande auprès de leur entreprise s’il peut travailler à côté et en respectant la législation en termes de nombre d’heures dans la semaine), les retraités, les dirigeants, les fonctionnaires (sous conditions).
Les conditions sont :
- Etre majeur
- Ne pas avoir de cassier judiciaire
- Etre domicilié en France
- Avoir la nationalité Française ou européenne.
- Et être capable juridiquement : et donc d’être soit mineur émancipé, soit ne pas être sous protection tel que la tutelle, la curatelle …
Assistante administrative indépendante : quel tarif ?
Les prestations d’une secrétaire indépendante sont généralement facturées à l’heure ou à la tâche. Des forfaits peuvent aussi être proposés.
Sachant que chaque secrétaire applique leur tarif, il faut voir directement avec eux. Cependant, pour vous donner un ordre d’idée, les tarifs horaires évoluent entre 20 à 40 €, voir jusqu’à 70 € l’heure.
Ainsi, les assistantes à 20 € sont généralement les étudiants. D’autres, ayant plus d’expérience et faisant ce métier à temps plein, auront un tarif au alentour de 28 à 30 € car elle dépend d’une « franchise », comme Officéo. Ensuite, certaines appliqueront un tarif de l’ordre de 40€, car elles sont réellement indépendantes et on possède de l’expérience. Enfin, les dernières proposent un tarif autour de 70€ car elles détiennent une compétence particulière, type multilangue, en sus de l’expérience.
En gros, les tarifs varient en fonction de l’expérience, des diplômes, des tâches qu’elle devra traiter, des spécificités et du volume horaire qu’on lui convie.
ATTENTION, en tant qu’auto entrepreneur dans le domaine de la prestataire de services, le chiffre d’affaires annuel ne doit pas dépasser 72 500 € brut.
Focus sur le statut juridique de l’auto entrepreneur chez l’assistante administrative
Pourquoi choisir le statut d’auto entrepreneur ?
Les avantages sont :
- tout d’abord, la facilité de la création et de la gestion de ce type de structure
- de plus, il y a le statut simplifié : pas d’édition de statut, les formalités se font uniquement sur un site : le guichet unique de l’inpi. Il n’y a aucun frais de constitution et pas d’apport de capital social à avoir. On peut demander de protéger ces avoirs (= protection des biens personnels).
- Ensuite, la protection sociale : accès aux couvertures sociales réservées aux travailleurs indépendants, ainsi qu’à la sécurité sociale des indépendants. Je précise cependant que ces couvertures sont minimales. Le taux de la couverture n’est pas forte : vous payerez moins de 20 % de charges pour la protection sociale (c/ presque 50% pour le SASU).
Enfin, je termine sur cette note : choisir sa forme juridique n’est pas aisé. Faites vous toujours accompagner par un spécialiste comme un comptable.
NB : tout n’est pas tout rose. Vous avez soit une protection sociale mais cette dernière n’est pas énorme. Vous aurez ainsi le minimum du minimum. Dans ce cas, ne vous attendez pas à vous faire rembourser vos soins dans votre intégralité loin de là ou avoir une retraite exorbitante. Si vous souhaitez vous faire rembourser correctement ou avoir une meilleure retraite, il existe deux solutions : soit recourir à une assurance complémentaire santé et de retraite, soit choisir une autre offre juridique. De plus, vos frais liés à l’entreprise ne vous seront pas remboursés.
Où s’adresser pour créer sa micro-entreprise ?
Les formalités de déclaration de micro-entrepreneur sont dématérialisées et s’effectuent sur une seule et même plateforme : le guichet unique de l’INPI. Vous y faites les démarches de création, mais aussi de déclaration de chiffre d’affaires. Sur un blog précédent, des éléments plus précis ont été évoqués.
Peut on choisir d’autres formes juridiques que l’auto entreprenariat en tant qu’assistante administrative indépendante ?
Bien sûr. Toutes les autres formes juridiques (SAS, SARL, EURL …) peuvent être envisagées. Cela dépend de vous, de vos attentes en termes de protection, en termes de chiffre d’affaires et encore plein d’autres facteurs qui vous sont propres …
Dans tous les cas, les conditions restent les mêmes pour ouvrir : être majeur, être capable juridiquement, ne pas être condamner, être domicilié en France et être de nationalité Françaises voir européenne.
Les autres formes juridiques comportent des avantages et des inconvénients.
Vous savez maintenant tout sur le métier de l’assistante administrative indépendante à savoir son rôle, ses tarifs, la création, le pourquoi s’y souscrire. De plus, des raisons de devenir indépendant sont mises en avant. Maintenant, ne reste plus qu’à emboiter le pas et à lancer la machine pour devenir indépendant. Si vous avez des questions, vous pouvez me contacter en cliquant ici.
