L’administratif n’est parfois pas une tâche aisée. Les 5 erreurs à éviter seront citées. La solution : les assistantes administratives à temps partagé. Pourquoi ? Les explications sont évoquées ci dessous.
procrastiner la partie administrative
Pourquoi ?
Tout d’abord, parce qu’on ne sait pas le faire.
Après, parce que cela prend trop de temps.
Ensuite, ce n’est pas une priorité, d’autres choses plus urgentes sont à traiter.
Il y a aussi le fait qu’on n’aime pas traiter les tâches administratives.
De plus, à noter qu’à force, en voyant le tas grossir, cela démotive.
Enfin, on n’y comprend rien, on n’est pas doué pour ça.
J’ai oublié, la fatigue peut jouer en défaveur.
S’ajoute aussi le fait que le traitement de l’administratif est chronophage
Et il y a tellement d’autres raisons.
Le résultat est là : les papiers s’accumulent jusqu’au point où on a des relances (du comptable pour le bilan, d’un prestataire pour payer la facture…)
melanger vie privée et vie professionnelle
On réalise les tâches pendant le weekend car on n’a pas le temps la semaine. Les relances de tiers nous obressent.
Les chiffres sur le nombre d’heure par semaine ont déjà été donnés et sont éloquants.
Dans ce contexte, on ne se repose pas. Une surcharge mentale est là.
vouloir gerer tout tout seul
Cependant, personne est wonder woman ou superman. Personne est excellent dans tout. Il faut savoir parfois déléguer pour se libérer du temps, surtout sur des tâches où on est moins performant dans le but de se concentrer sur son cœur de métier.
La partie administrative peut être aisément déléguer.
Au début, cela est compliqué de se faire accompagner par une assistante administrative, faute de moyen mais aussi parce qu’on peut encore tout gérer. Cependant, avec le temps, vous aurez de plus en plus de client et donc de moins en moins de temps pour l’administratif (et alors aussi les moyens).
aller trop vite sur la partie administrative
Faute de temps, on traite les tâches trop rapidement. Ceci n’est ni fait ni à faire car il sera traité à la va vite et donc éventuellement mal traité.
L’administratif n’est pas forcément une tâche à prendre à la léger. Parfois, mal le traiter peut être lourde de conséquence.
oublier des relances
Parce qu’on est débordé, qu’on procrastine, on passe à côté de certains points importants pouvant nous aider à améliorer notre entreprise, comme réaliser les relances sur les devis, ou sur les impayées ou encore sur les mails de prospect ou passer à côté des relances fournisseurs.
solutions : assistantes administratives
DELEGUER les tâches administratives à un Office manager permet de
1 – diminuer sa charge mentale et avoir de nouveau du temps pour soi
2 – gagner un temps précieux
3 – améliorer la qualité et en fiabilité
4 – optimiser la productivité et la croissance de son entreprise
5 – traiter uniquement sur son cœur de métier
6 – gagner en flexibilité et en réactivité
7 – améliorer son entreprise à moindre coût grâce au temps partagé proposé par l’assistante administrative
Vous l’aurez compris, être epauler par une assistante administrative, à un moment donné, est judicieux et devient nécessaire. Cela devient, à un point, essentiel pour votre qualité de vie et pour l’image de votre société.
De plus, les assistantes administratives ont le sens du service, de l’accompagnement. Le zoom sur webzine explique bien mon travail d’assistante, et la notion de temps partagé.
Dans ce contexte, vous pouvez me contacter via la page contact de mon site web ou par mail (doppler.christine67@gmail.com) ou par téléphone (06 71 79 49 10).
Ainsi, nous pourrons échanger sur vos besoins, vous pourrez me poser vos questions et enfin, nous pourrons voir comment nous pouvons collaborer ensemble.
