Déléguer son administratif a un coût, c’est une évidence. Mais ne pas le faire en a un aussi, souvent plus élevé qu’on ne l’imagine. Cela implique des retards de facturation, des pénalités, du temps perdu, des opportunités commerciales manquées. Voici quelques chiffres concrets pour mesurer l’intérêt réel de passer par assistante administrative externalisée.
Le coût caché d’une assistante administratif en interne
Recruter une assistante administrative à temps plein représente un investissement conséquent pour une petite entreprise:
– salaire brut,
– charges sociales patronales,
– outils informatiques,
– formation
– et l’espace de travail
– …
–> le coût réel dépasse largement le seul salaire net perçu.
Pour une TPE qui n’a besoin que de quelques heures par semaine d’appui administratif, ce modèle est souvent disproportionné par rapport au besoin réel. C’est précisément ce déséquilibre qui explique le développement du marché de l’assistanat administratif externalisé. La prestation est ajustée au volume réel de travail, sans les inconvénients cités ci dessus. De plus, il n’y a pas obligatoirement d’engagement dans la durée. Le dirigeant ne paie que le temps de travail effectivement nécessaire. Ce mode de fonctionnement est particulièrement adapté aux structures de moins de 10 salariés, représentant la majorité du tissu économique français.
Le temps gagné par un dirigeant qui délègue à une assistante adminitrative externalisée
Le temps est une ressource que les dirigeants de TPE citent presque systématiquement comme leur principale contrainte. Une part importante de leur semaine de travail est consacrée à des tâches administratives plutôt qu’à leur cœur de métier ou à leur développement commercial.
Ainsi, dans un précédent blog , j’ai évoqué que selon clockify, 36% du temps de la semaine d’un entrepreneur est consacrée aux diverses tâches administratives. Et selon la BPI (Bpifrance – Servir l’Avenir), une PME peut perdre jusqu’à 140 jours par an uniquement à cause de la gestion administrative.
En délégant la facturation, la gestion des devis ou le suivi de trésorerie à une Assistante Administrative, Commerciale et Financière, un dirigeant récupère un temps précieux. Il peut réinvestir dans la prospection, la relation client ou la production. Ce temps libéré a une valeur directe sur le chiffre d’affaires. Ainsi, un commercial qui prospecte davantage signe potentiellement plus de contrats. Un artisan qui passe plus de temps sur ses chantiers facture davantage d’heures.
La délégation administrative n’est donc pas une simple dépense, mais un véritable investissement avec un retour mesurable sur l’activité de l’entreprise.
Le télétravail, un mode de fonctionnement désormais installé
Le travail à distance s’est largement développé en France ces dernières années, notamment dans les métiers du tertiaire et de l’assistanat. Cette évolution a permis l’émergence de nouveaux modes de collaboration entre dirigeants et prestataires, sans nécessité de présence physique quotidienne.
Pour une Assistante Administrative externalisée, ce mode de fonctionnement présente un double avantage. Le dirigeant n’a pas besoin de fournir un poste de travail, ce qui réduit encore les coûts liés à la prestation. Et l’assistante peut, de son côté, organiser sa charge de travail entre plusieurs clients de façon plus flexible. Ce modèle, où la grande majorité de la mission s’effectue en ligne avec des points ponctuels en présentiel, s’est imposé comme un équilibre efficace. La réactivité du distanciel, couplée aux moments clés du présentiel quand la situation le justifie réellement.
Les pénalités évitées grâce à un suivi administratif rigoureux
Un dossier administratif mal suivi ou une facture envoyée en retard peut coûter cher. Cela implique des pénalités de retard, une perte de crédibilité auprès d’un client, voire perte du marché lui-même. Ces conséquences, souvent sous-estimées, pèsent directement sur la rentabilité d’une entreprise.
Un suivi rigoureux des échéances, des relances clients bien planifiées et une gestion de trésorerie anticipée permettent d’éviter une grande partie de ces désagréments. C’est tout l’intérêt d’une Assistante Administrative, Commerciale et Financière dédiée au suivi de ces dossiers. Ainsi, elle sécurise les délais, anticipe les relances et limite les oublis qui peuvent coûter cher à l’entreprise. Pour un dirigeant submergé par d’autres priorités, ce filet de sécurité administratif a une valeur financière directe. Ce montant est soite difficile à chiffrer précisément au premier abord. C’est un gain de sérénité qui se traduit, in fine, par un gain financier réel.
exemple chiffré du cout et d’un gain d’une assistante aministrative externalisee
Si nous partons du postula suivant :
– un entrepreneur travaille 40 heures
– il passe 35 % de son temps sur l’administratif soit 14 heures par semaine.
– il facture 40 € HT l’heure à ces clients
Une assistante administrative en interne coûtera 1.970 € par mois à l’entrepreneur (salaire à temps partiel, avec les charges, la mutuelle, la connexion interne, la formation, la connexion internet, le participation frais de transport, les tickets restaurant, le chauffage, l’électricité…).
Si l’entrepreneur fait lui même, cela lui coûtera 2240 € / mois (14h *40 € l’heure * 4 semaines)
Si l’entrepreneur passe par une assistante administrative externalisée, le coût est de 1400 € le mois.
Ces chiffres ne prennent pas en compte le coût du licenciement, les arrêts maladie…
Les chiffres parlent d’eux-mêmes : externaliser son administratif coûte généralement moins cher qu’un recrutement classique, libère un temps précieux pour le développement de l’entreprise, et limite les risques financiers liés aux oublis ou aux retards. Dans un contexte où le distanciel (couplé parfois avec du présentiel) est devenu un mode de travail à part entière, cette solution s’adapte parfaitement aux besoins des TPE et des indépendants.
Vous souhaitez estimer le gain de temps et d’argent que représenterait une délégation de votre administratif ? Contactez-moi pour un devis gratuit et personnalisé via la page contact de mon site web ou par mail (doppler.christine67@gmail.com) ou par téléphone (06 71 79 49 10).
