Quelle est la partie visible de l’iceberg ? Quelle est la partie invisible ? Le métier d’assistante administrative et financière est plus vaste et complexe que ce qu’on pense et imagine.
partie visible du métier d’assistante administrative
On pense souvent que l’administratif, c’est simplement “remplir des papiers”.
La dedans, on inclut les appels, gérer les déplacements, répondre à des mails, télécharger un document.
Mais en réalité, ce que l’on voit n’est que la partie visible de l’iceberg.
partie invisible du métier d’assistante administrative
Derrière chaque démarche, il y a souvent beaucoup plus : comprendre la situation, vérifier les documents, suivre les dossiers, relancer les organismes, échanger avec le personnel de l’organisme par mail ou par téléphone, anticiper les prochaines étapes… et parfois simplement prendre le temps d’expliquer et de rassurer.
Par exemple, un déménagement, cela n’est pas juste aller d’un point A à un point B, cela nécessite
– de savoir ce qu’on garde, ce qu’on jette, ce qu’on donne …
– démarcher et échanger avec des entreprises de déménagement pour obtenir un devis, définir la date du déménagement
– choisir une des sociétés
– préparer le déménagement
Autre exemple, pour une demande de retraite ou une pension de réversion, il ne suffit pas uniquement de transmettre des papiers, il faut aussi connaitre la situation. Quelle est la carrière de la personne (militaire, agricole, fonctionnaire, cadre, non cadre etc …) ?
Le métier de l’assistante administrative est donc plus complexe, vaste que ce que l’on pense
quel est le travail d’une assistante ?
Le travail est très varié, pouvant comprendre des spécificités vis à vis des métiers. Cela passe par
– Dossiers : déménagement, retraite, pension de réversion,
– Côté RH : procédure de licenciement, établissement de contrat, fiche de paie, le paiement du salaire …
– Paiement : des fournisseurs en réalisant les virements
– Clients : avec l’établissement des factures ou des devis, comprenant le suivi
– Rédaction de contrat : immobilier par exemple
– Achats : en passant les commandes auprès des fournisseurs
– Réalisation de dossier spécifique : répondre à des appels d’offre (dans le BTP), transmettre des dossiers d’aide…
– Obtention de certification : Qualiopi, ISO 9001 par exemple
– Transmission des données comme chez les professions médicales au niveau de la sécurité sociale et les rapports médicaux aux confrères
– Gestion des déplacements et de l’agenda : avec notamment l’achet de billet de train, la réservation de restaurant, l’accompagnement dans le choix d’un hôtel et sa réservation etc…
Il existe pleins de fiches de poste : ce lien n’est qu’un exemple parmi d’autres.
Les intitulés d’une assistante ?
Une assistante peut avoir énormément d’intitulé.
De façon générale, nous pouvons trouver les termes de Secrétaire ou d’Assistante. Tout récemment, le nom d’Office Manager est sorti, voir même l’Assistante Virtuelle.
Ensuite, il y a la possibilité de ce spécialiser. Ainsi, en découle des postes telles que Assistante Administrative, Assistance Commerciale, Assistante RH, Assistante Médicale, Assistante Dentaire, Assistante de Direction, Secrétaire de Direction, Assistante BTP, Assistante Logistique, Assistante SAV, Assistante Comptable, Assistante Export, Assistante de Gestion, Assistante Financière …
conclusion
L’administratif peut vite devenir lourd à gérer, aussi bien pour les particuliers que pour les dirigeants d’entreprise.
Mon rôle est justement d’être là pour structurer, suivre et simplifier ces démarches, afin que vous n’ayez plus à porter seul(e) toute cette charge.
Parce que derrière chaque dossier administratif et financier, il y a souvent bien plus que des papiers.
Vous comprendrez alors que le métier d’assistante administrative est un maillon essentiel de l’entreprise. Tout ne peut alors pas être fait par le gérant, ni être traiter par l’IA.
Etant donné que l’été arrive, les jours rallongent, avec le beau temps en prime. Vous avez sûrement envie de profiter de la météo au lieu de vous embêter avec les démarches. De plus, beaucoup ressente l’envie de faire le tri, et ceci avant les vacances d’été. Et si le renouveau passe aussi par l’administratif.
Pour cela, pour un accompagnement personnalisé, vous pouvez me contacter via la page contact de mon site web ou par mail (doppler.christine67@gmail.com) ou par téléphone (06 71 79 49 10).
Ainsi, nous pourrons échanger sur vos besoins, vous pourrez me poser vos questions et enfin, nous pourrons voir comment nous pouvons collaborer ensemble.
