Savez vous combien de temps passe une entreprise sur les tâches administratives ? Quelle est la proportion des entrepreneurs dans la phobie administrative ? L’administratif prend une place permanente chez les entrepreneurs. Pour certain, c’est une vraie bête noire. Dans ce blog, je donne quelques chiffres surprenants ainsi que les explications mais aussi des solutions. L’office manager peut aider dans les tâches administratives récurrents.
chiffres sur le temps passe sur les tâches administratives
Selon clockify, 36% du temps de la semaine d’un entrepreneur est consacrée aux diverses tâches administratives.
Selon la BPI (Bpifrance – Servir l’Avenir), une PME peut perdre jusqu’à 140 jours par an uniquement à cause de la gestion administrative.
Selon l’INSEE, en 2022, la durée habituelle des artisans / commerçant non salariés était de 47,9 H par semaine (hors administratif). Imaginez alors si l’artisan ou le commerçant doit en plus rajouter 1/3 de ce temps en plus dans la paperasse. Ceci est donc une vraie surcharge.
Selon plusieurs études récentes, 1/3 des entrepreneurs ont une phobie administrative.
QU’Y A-T-IL DERRIERE CES CHIFFRES ?
Les tâches administratives sont récurrentes. En effet, tous les jours, il faut répondre aux courriers, aux mails. Tous les mois ou tous les trimestres, il faut envoyer les documents au comptable. Tous les mois, il faut gérer les devis et les factures à savoir les créer et les suivre, mais aussi payer les factures reçues …
De plus l’entrepreneur est un vrai couteau suisse puisqu’il doit savoir réaliser son cœur de métier, être commerciale, réaliser la communication …
Il est donc parfois difficile à l’entrepreneur de pouvoir tout gérer ou d’apprécier cet aspect.
POURQUOI L’ADMINISTRATIF PREND AUTANT DE TEMPS ?
Les explications de cette phobie peuvent être les suivantes
- Manque de compétence : l’entrepreneur excelle dans son métier, pas forcement dans d’autres.
- Manque d’automatisme : quand on traite tous les jours, des automatismes sont mises en place, ce qui n’est pas le cas quand on s’y attèle de façon sporadique.
- Complexité du processus
- Stress de faire une erreur
- Phobie / l’anxiété dans la réalisation des tâches administratives
- Incompréhension de la nécessité de devoir réaliser cette tâche avant telle date, ou de la nécessité d’imprimer en x exemplaires, par manque de connaissance
De plus l’entrepreneur est un vrai couteau suisse puisqu’il doit savoir réaliser son cœur de métier, être commerciale, réaliser la communication …
CONSEQUENCES
Les tâches administratives sont chronophages. Par exemple, il faut envoyer tous les mois ou tous les trimestres les papiers au comptable pour réaliser le bilan.
Les conséquences sont qu’il perd du temps, de la patience, et mets éventuellement ces tâches de côté. Cependant, certaines structures (comme les comptables), parce que vous ne les traitez pas, va vous relancer.
Tout cela engendre une surcharge mentale, du stress complémentaire.
SOLUTIONS POUR LE TRAITEMENT DEs tâches administratives
Tout d’abord, l’informatique peut aider. Dans ce cas, prendre un moment pour éventuellement automatiser les outils pour faire gagner du temps. Par exemple, pour les factures, des outils existent et permet de rajouter rapidement des options.
Ensuite, il y a l’utiliser de l’intelligence artificielle. Il en existe beaucoup, la plus populaire étant tchatGBT.
Puis, dans l’agenda, pour ne pas se faire prendre par certaines tâches, se bloquer des après-midis dédiées à cela : tous les 1er jeudis matin du mois, je transmets ma comptabilité, tous les derniers jours du mois, je passe une heure à émettre les factures…
Enfin, il y a toujours la possibilité de faire appel à un tiers pour se faire accompagner. Même si cela a un coup, au bout d’un moment, c’est une nécessité et vous aurez un retour positif comme pouvoir vous concentrer sur votre cœur de métier, s’apercevoir d’éventuelles erreurs.
De plus l’entrepreneur est un vrai couteau suisse puisqu’il doit savoir réaliser son cœur de métier, être commerciale, réaliser la communication …
OFFICE MANAGER : comment peut il aider ?
L’assistante Administrative assiste les entrepreneurs pour les soulager dans leur quotidien afin de se concentrer dans leur cœur de métier. Il aide à faire les meilleurs choix, à automatiser les outils et sont malléables.
Vous avez compris, les chiffres sont éloquents : l’administratif est une tâche récurrente et lourde. Elle prend énormément de temps dans le planning déjà bien chargé d’un entrepreneur. Elle prend aussi beaucoup d’énergie quand on n’a pas l’habitude, quand cette énergie et ce temps pourrait être utiliser de façon plus efficace par l’entrepreneur. Elle passe donc régulièrement en second plan pour la plupart des entrepreneurs. Pour cela, des solutions vous ont été apportées.
Pour obtenir de l’aide, vous pouvez me contacter via la page suivante Contact – Christine-Doppler.fr
